16.4.2021

Bewerbermanagement-Prozess ideal gestalten

Juliane Bürkle

Chief Product Officer

Ein effizientes Bewerbermanagement entscheidet darüber, ob vakante Positionen zügig nach- oder neu besetzt werden. Durch einen gut strukturierten Ablauf schlagen Sie zudem eine wichtige Brücke zum Personalmarketing: Die positive Candidate Experience Ihrer Bewerber:innen ist mitverantwortlich für eine erfolgreiche Employer Brand. Eine Bewerbermanagement-Software hilft Ihnen dabei, den Ablauf so zeit- und kosteneffizient wie nur möglich zu gestalten.

[#anchor1]Aufgaben des Bewerbermanagements[#anchor1]

Das Bewerbermanagement ist ein zentraler Aspekt des E-Recruitings, also der digitalen Form der Personalbeschaffung. Der gesamte Recruiting-Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Einladung zum Vorstellungsgespräch läuft heute meist elektronisch ab. Die größten Vorteile von E-Recruiting sind deutlich kürzere Durchlaufzeiten und Kosten je Bewerbung. Ein Bewerbermanagement-System unterstützt dies und sollte alle Prozesse rund um die Bewerber:innen abdecken. DIese Prozesse reichen von der Genehmigung und Ausschreibung einer Stelle über die Durchführung des Bewerbungsprozesses bis hin zur Einstellung. Von der Bewerber:in, über Personalverantwortliche bis hin zu Linienvorgesetzten werden alle in das Recruiting miteinbezogen.

Bewerbermanagement umfasst als sowohl die Erfassung der eingehenden Bewerbungen nachdem die Stellenanzeige geschaltet wurde, als auch die entsprechende Bestätigung an die Bewerber:innen, dass die Bewerbung angekommen ist. Außerdem die Weiterleitung der Bewerbungen an die internen Ansprechpartner, im Regelfall an die Fachabteilungen. Außerdem deckt das Bewerbermanagement den Abgleich der Kompetenzen der Bewerber:innen ab und erleichtert die Auswahl geeigneter Kandidat:innen. Auch die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Zu- oder Absage einer Bewerber:in gehört zu den Aufgaben eines Bewerbermanagements. Ein Bewerbermanagement sollte außerdem sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen auch wirklich eingehalten werden.

[#anchor2]Ziel des Bewerbermanagements[#anchor2]

Ziel eines erfolgreichen Bewerbermanagements sollte vor allem Zeit- und Kostenersparnis sein. Mittels eines professionellen Bewerbermanagement-Systems ist eine schnelle Bearbeitung der Bewerbungen möglich. Hieraus ergeben sich zum einen kürzere Durchlaufzeiten von Bewerbungen (also eine kürzere Time-to-hire), was wiederum zu einer positiven Candidate Experience und somit auch zu einem exzellenten Arbeitgeberimage führen kann. Zum anderen können die Kosten für das Recruiting gesenkt sowie die Qualität der Kandidaten erhöht werden.

Doch Effizienz und Effektivität alleine sind nicht ausreichend. In unserem Verständnis von Bewerbermanagement geht es vorwiegend darum, die richtigen Mitarbeiter:innen für die richtigen Aufgaben zu finden und zu gewinnen.

[#anchor3]Bewerbermanagement-Ablauf - was müssen Sie beachten?[#anchor3]

Der Bewerbermanagement-Prozess wird in der Regel dadurch angestoßen, dass ein Personalbedarf ermittelt wird. Bei einer Nachbesetzung ist das Anforderungsprofil bereits klar. Handelt es sich um eine neu geschaffene Position, so gilt es zuerst die Aufgaben zu durchdenken, die ein:e künftige:r Mitarbeiter:in erfüllen soll. Dabei ist es wichtig, so konkret wie möglich vorzugehen. Die wichtigsten Fragen hierbei sind:

  • Welche Herausforderungen muss die Mitarbeiter:in bewältigen?
  • Welche Kompetenzen und Fähigkeiten sind hierzu notwendig?
  • Welches Fachwissen und welche Erfahrungen sind zwingend erforderlich?

Sind diese Fragen beantwortet, ist die relevante Zielgruppe definiert. Hierbei kann es ebenso sinnvoll sein, die relevante Zielgruppe zum Beispiel mithilfe sogenannter Personas weiter auszudifferenzieren. Eine detaillierte Zielgruppenanalyse hilft dabei, sich bestmöglich in die passenden Kandidat:innen hineinzuversetzen. Die nächste Herausforderung ist nun, die passenden Kandidat:innen zu erreichen. Es gibt zahlreiche Kommunikationsmittel und HR-Strategien, die Personaler:innen zur Hilfe ziehen können. Hinweise auf die Vorlieben der gefragten Bewerbergruppe lassen sich in aktuellen Studien und Fachzeitschriften finden. Im Bewerbermanagement richten sich die entsprechenden HR-Tools und Softwareanwendungen stets nach den Kandidat:innen – nicht umgekehrt.

Nachdem die passenden Maßnahmen und Instrumente gefunden sind, beginnt der eigentliche Recruiting-Ablauf: Die Vakanz wird vorerst intern, später dann auch extern ausgeschrieben. Ansprechende Stellenanzeigen‍ sollten die von Google for Jobs geforderte Struktur aufweisen. Um hier den Aufwand so gering wie möglich zu halten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Software Google for Jobs unterstützt. Sind die Stellenanzeigen nicht auf die Anforderungen von Google angepasst, verlieren Sie ein enormes Potential.

Manche Unternehmen arbeiten zudem mit einem Active-Sourcing-Team, welches gezielt auf LinkedIn und Xing Ausschau nach geeigneten Kandidat:innen hält. Profis auf diesem Gebiet haben sich meist schon ein gutes Netzwerk mit interessanten Talenten aufgebaut. Das sogenannte Social-Media-Recruiting lässt sich noch erweitern: YouTube-Videos, Facebook-Kampagnen, u.v.m.

Sind spannende Bewerbungen eingegangen geht es an die Terminkoordinierung der Interviews. Gegebenenfalls werden manche Gespräche auch um diagnostische Verfahren/Onlinetests ergänzt. Nach der Entscheidung für die passende neue Mitarbeiter:in, wird ein Arbeitsvertrag aufgesetzt. Die weiteren Interviewkandidat:innen erhalten Absagen und/oder werden im Talentpool aufgenommen. Eine Bewerbermanagement-Software strukturiert den Ablauf, macht diesen transparent für alle Beteiligten und gestaltet den Gesamtaufwand effizienter für jede:n Einzelne:n.

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[#anchor4]So wird das Bewerbermanagement technisch untermauert[#anchor4]

Bei der Technologie kommt es auf zwei grundlegende Dinge an: zum einen auf eine ausgeprägte Nutzerfreundlichkeit – heute ein absolutes Muss für jedes E-Recruiting-Tool ­– und zum anderen auf den wahrgenommenen Nutzen der eingesetzten HR- Software. Letzteres bezieht sich insbesondere auf praktische Aspekte, wie z. B. die Möglichkeit, sich schnell auf mehrere Stellen bewerben zu können oder einen ersten Einblick vom zukünftigen Team gewinnen zu können. Beides bietet Bewerber:innen eine erlebbare Candidate Experience.

Idealerweise führt die Ausschreibung direkt zu einem komfortablen Bewerbungsworkflow. Die Bewerberdaten sollten schnell und einfach eingegeben werden können und das System muss einen seriösen Eindruck vermitteln. Denn nur so fühlen sich Kandidat:innen schon am Anfang des Bewerbungsprozesses wohl damit, dem Unternehmen einen Vertrauensvorschuss entgegen zu bringen. Nach dem Versand der Bewerbung erwarten die meisten Nutzer:innen darüber hinaus möglichst bald eine Eingangsbestätigung.

Um Top-Talente zu gewinnen, erfordert E-Recruiting ein Umdenken: Bewerber:innen werden als Kund:innen gesehen, die umworben werden.

Diese Vorteile einer Bewerbermanagement-Software vereinfachen den Recruiting-Prozess nicht nur für die Recruiter, sondern auch für die Kandidat:innen:

Bewerbermanagement-Software: Vorteile auf einen Blick

1. Jobanzeigen entsprechen den „Google for Jobs“-Kriterien.

2. Bewerbungen werden direkt über die eigene Karriereseite angenommen und umständliche Eingabeformulare werden vermieden durch z. B.

  • CV Parsing: automatisierte Vorselektion eingehender Lebensläufe - die Bewerber:innen laden ihren CV hoch, den das Bewerbermanagementsystem automatisch erfasst. Durch Matching-Verfahren werden Anforderungs- und Bewerbungsprofile systematisch abgeglichen.
  • Bewerber:innen übernehmen ihre Angaben aus vorhandenen Social-Media-Profilen

3. Versand automatischer Eingangsbestätigungen oder Statusberichte an die Kandidat:innen.

4. Karriereseite ist auf die Mediennutzung der Zielgruppe abgestimmt.

5. Der Bewerbungsprozess ist optimiert für die Nutzung mobiler Endgeräte.

6. Der Prozess ist jederzeit transparent und nachvollziehbar für alle Beteiligten.

[#anchor5]Den Bewerbermanagement-Prozess mit den richtigen KPIs optimieren[#anchor5]

Ein gut laufendes Bewerbermanagement-System unterstützt das Recruiting und legt den Grundstein für den Unternehmenserfolg der Zukunft. In den Personalabteilungen steigt jedoch der Druck, die eigene Arbeit messbar zu machen. Durch den Big Data-Hype wird dieser Trend noch verstärkt. Im Folgenden erfahren Sie, welches die wichtigsten Kennzahlen im Reporting und Controlling für erfolgreiches Bewerbermanagement sind.

Time-to-Hire

Die Time-to-Hire beschreibt die Zeitspanne, die vom Entstehen einer Stellenvakanz bis hin zur Einstellung vergeht. Die Länge dieses Zeitraums ist aus mehreren Gründen eine wichtige Kenngröße. Zuerst können durch den Weggang von wichtigen Angestellten und die dadurch entstehenden Vakanzen ganz reale Kosten entstehen, etwa dann, wenn Projektziele nicht eingehalten werden können oder die Kapazitäten für Neugeschäfte nicht vorhanden sind (Vakanzkosten). Zum anderen sind langwierige Prozesse ein gravierender Negativfaktor im Kampf um die besten Köpfe, da sich kaum ein:e Bewerber:in nur auf eine Position bewerben wird. Dauert der Prozess dann zu lange, sind die Top-Talente längst bei einem Mitbewerber untergekommen. Daher ist es wichtig, die Time-to-Hire stets im Auge zu behalten und Stellschrauben zu nutzen, um diese zu reduzieren.

Cost-per-Hire

Die Cost-per-Hire berechnet sich aus dem Quotient der mit der Personalbeschaffung verbundenen Kosten und der Anzahl der besetzten Stellen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. einem Jahr). Hierbei kann noch zwischen internen und externen Kosten unterschieden werden. Auch können verschiedene Hierarchieebenen oder Funktionsbereiche separat betrachten werden, um einen Einblick zu bekommen, welche Positionen sich nur durch sehr hohe Kosten besetzen lassen, um bei Bedarf nachsteuern zu können. Ein sehr ausführliches Werk zur Berechnung gibt es beispielsweise von der Society for Human Resource Management (SHRM).

Conversion Rate

Das Konzept der Conversion Rate stammt ursprünglich aus dem Online-Marketing und E-Commerce. Sie beschreibt, wie hoch die Rate an tatsächlichen Abschlüssen im Verhältnis zur Reichweite (Websitebesucher:innen) ist. Dieses Konzept lässt sich vorzüglich auf den Personalbereich anwenden und gibt Aufschluss darüber, wie effizient verschiedene Kanäle in Bezug auf eingegangenen Bewerbungen und tatsächliche Einstellungen sind. Weiterhin kann diese Kennzahl genutzt werden, um zu schätzen, wie viel Reichweite nötig ist, um eine bestimmte Anzahl an Bewerbungseingängen zu generieren.

Validität

Neben einer schnellen Time-To-Hire ist für erfolgreiches Bewerbermanagement wichtig, dass sich eingestellte Kandidat:innen nicht als Fehlbesetzungen herausstellen. Die Höhe der Einstellungen über die Auswahlmethode und der zukünftigen Leistung in der Position lässt sich mit dem Validitäts-Koeffizienten errechnen. 0 steht für keine Aussagekraft und 1 steht für maximale Aussagekraft. Ein unstrukturiertes Interview mit einem Bewerber hat ungefähr einen Validitäts-Koeffizienten von 0,3.

Juliane Bürkle

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