Arbeitsplatzbeschreibung im öffentlichen Dienst

Eine Arbeitsplatzbeschreibung dokumentiert die Aufgaben und Pflichten von Mitarbeitenden detailliert. Insbesondere im öffentlichen Dienst (TVöD) ist die Arbeitsplatzbeschreibung üblich. Eine Arbeitsplatzbeschreibung wird eingesetzt, um zu dokumentieren zu welchen Tätigkeiten Arbeitnehmer verpflichtet sind. Daher spielt sie auch eine Rolle für die tarifliche Eingruppierung.

Arbeitsplatzbeschreibung TVöD

In einer Arbeitsplatzbeschreibung sind sämtliche Tätigkeiten aufgeführt und meist mit einem zeitlich prozentualen Anteil versehen. Sie beschreibt alle an einem Arbeitsplatz wahrzunehmenden Aufgaben und der übertragenen Befugnisse der Angestellten. Dies sollte so konkret dargestellt werden, dass die Arbeitsvorgänge leicht aus der Beschreibung abgeleitet werden können. Im öffentlichen Dienst dient die Arbeitsplatzbeschreibung zur sachgerechten Eingruppierung nach TVöD. Das Gehalt wird dabei mit Hilfe der Entgeltgruppen bestimmt. Die Beschreibung sollte daher mit der erforderlichen Aufmerksamkeit erstellt werden.

In der freien Wirtschaft wird eher der Begriff „Stellenbeschreibung“ verwendet, die beiden Begriffe sind jedoch nicht ganz synonym zueinander. So dient eine Stellenbeschreibung in der Wirtschaft lediglich der Dokumentation des Stelleninhabers.

Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung Pflicht?

Ganz gleich ob im öffentlichen Dienst oder der freien Wirtschaft: Arbeitgeber sind rechtlich nicht dazu verpflichtet eine Arbeitsplatzbeschreibung zu erstellen oder diese in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Allerdings muss eine Charakterisierung der Stelle vorliegen. Oft ist im Vertrag dann lediglich die Funktion und der Titel einer Stelle genannt und der zugehörige Aufgaben- und Verantwortungsbereich für die Mitarbeitenden grob umrissen. Im Streitfall müssen Angestellte dann anderweitig ableiten, welche Pflichten sie überhaupt haben. Gerade im öffentlichen Dienst sind korrekte und aktuelle Arbeitsplatzbeschreibungen empfehlenswert, da sie falsche tarifliche Eingruppierungen verhindern.

Tipp: Wer sich dafür entscheidet, eine Arbeitsplatzbeschreibung zu nutzen, sollte alle wichtigen Informationen aufnehmen, sie sollte aber dennoch nicht zu umfangreich sein. Am besten sollte sie kein fester Bestandteil des Arbeitsvertrags sein, damit sie leichter überarbeitet oder verändert werden kann und der Arbeitgeber flexibler bleibt.

Wie wichtig ist eine Arbeitsplatzbeschreibung?

Ganz auf eine Arbeitsplatzbeschreibung verzichtet werden sollte nicht, denn sie bietet gewisse Vorteile. Zum Beispiel ist sie für die Personalplanung und bei der Zeugniserstellung hilfreich. In der Personalplanung ist der Einsatz als Führungs- und Organisationsinstrument möglich, wodurch Anforderungen an den Stelleninhaber dokumentiert werden können. Oder sie dient einfach als beiderseitige Informationsquelle.

Die Arbeitsplatzbeschreibung bildet im Idealfall auch die Basis für das daraus abzuleitende Anforderungsprofil. Allerdings sollte sie immer unabhängig vom (aktuellen oder zukünftigen) Stelleninhaber erstellt werden und rechtlich sauber und diskriminierungsfrei formuliert sein.

Was muss in einer Arbeitsplatzbeschreibung stehen?

Neben der Auflistung der Tätigkeiten beschreibt die Arbeitsplatzbeschreibung häufig auch die organisatorische Einordnung des Arbeitsplatzes, also die Zuordnung zum Amt, Sachgebiet und Abteilung. Ausserdem werden meist die benötigten Fachkenntnisse und Eigenschaften beschrieben.

Tätigkeitsbereiche, die zu einer Stelle gehören, verändern sich ständig. Auf einem gesonderten Formblatt können daher beispielsweise Änderungen aus der Praxis notiert werden, um sie schliesslich in die Arbeitsplatzbeschreibung einzuarbeiten. Kurzfristige Vertretungstätigkeiten fliessen allerdings nicht in die Bewertung ein. Vertretungstätigkeiten sollten nur Teil der Arbeitsplatzbeschreibung sein, wenn sie der Beschäftigten auf Dauer, z. B. durch Festhalten im Geschäftsverteilungsplan, übertragen werden. Nur dann spielen diese Tätigkeiten auch eine Rolle für die tarifliche Eingruppierung.

Darüber hinaus werden die zu beachtenden und anzuwendenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ebenso aufgelistet wie Entscheidungs- und Anordnungsbefugnisse sowie gegebenenfalls Unterstellungsverhältnisse.

Arbeitsplatzbeschreibung erstellen: So gehen Sie vor

Zu Beginn sollten Sie in einem Arbeitsplatzinterview mit der/dem Tarifbeschäftigten das Aufgabenspektrum und die auszuübende Tätigkeit sowie die vorliegenden Kompetenzen und Befugnisse besprechen.

Zu diesem Gespräch kann die oder der Vorgesetzte hinzugezogen werden. Auf Wunsch der Angestellten kann zusätzlich eine Vertrauensperson (z. B. Vertreter des Personal- oder Betriebsrates) teilnehmen.

Leitfragen bei der Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung können sein:

• Was ist das Ziel der Stelle (Schwerpunkte und Aufgaben)?
• Was ist der Bedarf, welche Kompetenzen sind notwendig?
• Was ist der Beitrag zum Ganzen (Gesamtkontext und Verantwortlichkeit)?

Überarbeiten Sie die Arbeitsplatzbeschreibung innerhalb eines festen Turnus. Die Reihenfolge der Tätigkeiten darin muss immer durch den Umfang der Stunden bestimmt sein: Arbeitsschwerpunkte mit hohem prozentualem Anteil werden oben gelistet.

Muster: Arbeitsplatzbeschreibung öffentlicher Dienst

Da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen gibt, gibt es auch keine bindenden Standards, wie eine solche Beschreibung auszusehen hat. Im Folgenden finden Sie ein Muster für eine Arbeitsplatzbeschreibung im öffentlichen Dienst:

>> Arbeitsplatzbeschreibung für Beschäftigte im Sinne von §38 Abs. 5 Satz 1 TVöD