Mitarbeitergespräche vorbereiten – so geht’s!

Eine gute Kommunikation ist im Berufsleben allgemein, aber vor allem auch in der Führung von Mitarbeitenden sehr wichtig. Weil sich nicht alles zwischen Meetings und dem Daily Business klären lässt, sollte man regelmässig für einen angemessenen Kommunikationsrahmen sorgen und diesen gezielt vorbereiten. Ein strukturiertes Vorgehen hilft der Führungskraft dabei, auch schwierige Gespräche souverän und zielorientiert zu leiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie genau Ihnen das gelingt.

Mitarbeitergespräche vorbereiten: Retrospektive und Prospektive

Zunächst einmal ist es sinnvoll, Mitarbeitergespräche in zwei Bereiche aufzuteilen:

1. in die Retrospektive (Rückschau), d.h. es geht um die Beurteilung von Leistung und Zusammenarbeit
2. in die Prospektive (Ausblick), d.h. es geht um die zukünftigen Entwicklungsfelder der Mitarbeitenden.

Mitarbeitergespräche, die der Retrospektive dienen, werden meist am Ende des Geschäftsjahres geführt. Im Mittelpunkt stehen hier die Leistungsbeurteilung und das Verhalten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin. Bei Mitarbeitergesprächen, die dem Ausblick dienen, stehen dagegen die Ziele und die Entwicklung des Unternehmens sowie die erwarteten Leistungen und die Entwicklung des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin im Mittelpunkt. Die Prospektive kann auch zu einem anderen Zeitpunkt Sinn machen, wie z.B. zu Beginn eines Projektes oder bei individuellen Entwicklungsgesprächen.

Mitarbeitergespräche in agilen Organisationen

In agilen Arbeitsstrukturen macht es Sinn, im Laufe des Jahres noch weitere Gespräche zu führen und gegebenenfalls die Zielvereinbarungen entsprechend anzupassen. Je nach Art des Gesprächs ist eine unterschiedliche Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs erforderlich.

Diese stellt sicher, dass…

• die Gesprächsdauer eingehalten wird,
• die Gespräche sich auf professioneller und nicht persönlicher Ebene abspielen,    
• die Gesprächsziele erreicht werden.

Es gibt jedoch ein paar einheitliche Tipps, die bei der Vorbereitung aller Arten von Mitarbeitergesprächen hilfreich sind.

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5 Tipps zur erfolgreichen Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

1. ‍Unvorbereitet sein kann nur schief gehen: Egal, ob Mitarbeite oder Vorgesetzte, das Gespräch muss gründlich vorbereitet werden. Am besten schriftlich: damit stellt man sicher, dass alle wichtigen Punkte auch wirklich abgehandelt werden. Insbesondere der Vorgesetzte sollte sich im Vorfeld auch grundlegend Gedanken über eine Gesprächsstruktur machen. Natürlich ist eine Software ebenfalls eine praktische Unterstützung bei der Vorbereitung.‍
2. Organisation ist Alles: Der Termin für das Mitarbeitergespräch muss frühzeitig festgelegt werden. Nur so haben alle Beteiligten die Möglichkeit, sich auch gründlich vorzubereiten. Wenn gewünscht, kann auch eine 360-Grad-Beurteilung eingeholt werden, die insbesondere bei der Rückschau wichtig ist.‍
3. Zeitrahmen und Fokus: die ungefähre Dauer und Inhalte des Gesprächs sollten im Vorhinein klar kommuniziert werden. Damit ist auch sichergestellt, dass während des Gesprächs nicht abgeschweift wird. Zeithorizont für Mitarbeitergespräche sind ein bis zwei Stunden.‍
4. Die richtige Atmosphäre hilft: Eine angenehme Atmosphäre ist wichtig für erfolgreiche Mitarbeitergespräche. Deswegen muss im Vorfeld organisiert werden, wo das Gespräch ohne Störfaktorenstattfinden kann.
5. ‍Flexibilität ist ein Muss: Wenn sich einer de Beteiligten unter Zeitdruck fühlt oder das Gefühl hat sich nicht richtig auf das Gespräch einlassen zu können, wird das Mitarbeitergespräch in der Regel für beide Seiten nicht glücklich verlaufen. Hier sollte es möglich sein, das Mitarbeitergespräch zu verschieben.

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Schwierige Mitarbeitergespräche führen: Leitfaden und Hilfestellungen

Neben den üblichen Gesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden gibt es immer wieder Gründe, die eine anspruchsvolle Gesprächsführung fordern: Zielvereinbarungen, Mitarbeiterbeurteilungen, Fehlverhalten, Krankheit, Suchtprobleme, Versetzungen, Kündigungen, Unpünktlichkeit, unkollegiales Verhalten, hohe Fehlzeiten, Konflikte bis hin zum Mobbing im Team, Anzeichen von innerer Kündigung oder eines Loyalitätsverlusts sind Anlässe, die von beiden Gesprächspartnern oft als schwierig und unangenehm empfunden werden.

Solche Mitarbeitergespräche stellen hohe Anforderungen an die kommunikativen Fähigkeiten der Führungskraft – da sie meist zum Ziel haben, eine Verhaltens- oder Einstellungsänderung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin herbeizuführen. Führungskräfte, die entsprechende Methoden der Gesprächsführung einüben und eine wertschätzende, wohlwollende Haltung einnehmen, können mit Ihren Mitarbeitenden einen lösungsorientierten Dialog führen, der für beide Seiten angenehm ist. Auch bei sachlicher Berechtigung muss darauf geachtet werden, dass harsche Forderungen, raue Kritik oder gar Abwertungen vermieden werden. Dies würde nur zu Gegenwehr beim Gegenüber führen.

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Leitfaden für kritische Mitarbeitergespräche:‍

Genaue Informationen über den Sachverhalt einholen: Daten und Fakten müssen eingeholt werden und sollten sich belegen lassen.

• Waren vergleichbare Situationen schon malvorhanden?
• Welche rechtlichen Möglichkeiten bestehen?
• Welche Sanktionsmöglichkeiten stehen zur Verfügung? (je nach Schwere des Falles)

Informationen sichten und die Situation genau beschreiben. Daraus folgt die Klarheit über das anzustrebende Ziel.

• Konkrete, für den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin nachvollziehbare Verhaltensweisen benennen.
• Überlegen Sie sich diverse Lösungsvorschläge als Ziele für eine Verhaltensänderung, um diese im Gespräch anzubieten.
• Die Ziele müssen: angemessen und mit den Leitlinien des Unternehmens kompatibel sein, von der Personalleitung mitgetragen werden und arbeitsrechtlich durchzusetzen sein.

Hilfestellungen für die Gesprächsführung:

• Halten Sie alle wichtigen Unterlagen griffbereit.
• Formulieren Sie klar und unmissverständlich die Situation bzw. worum es geht. Sprechen Sie langsam und verständlich.
• Seien Sie verbindlich in Ihren Aussagen.
• Bleiben Sie sachlich.
• Geben Sie den Mitarbeitenden unbedingt die Gelegenheit zu einer Stellungnahme. Das Gespräch passiert auf Augenhöhe.
• Seien Sie innerlich darauf vorbereitet, dass von Mitarbeiterseite trotzdem heftige Reaktionen kommen könnten.
• Achten Sie darauf, dass auch Sie sich nicht persönlich angegriffen fühlen.
• Überlegen Sie gemeinsam, wie Defizite behoben und Stärken ausgebaut werden können.
• Besprechen Sie weitere Entwicklungs- und/oder Fördermöglichkeiten, ohne dabei unrealistische Hoffnungen zu wecken.
• Beenden Sie das Gespräch positiv: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden das Gespräch mit einem guten Gefühl verlässt – selbst, wenn Sie ein kritisches Feedback geäussert haben.
• Fassen Sie am Ende des Gespräches die wichtigsten Kernaussagen zusammen.