21
.
08
.
2019

Team Recruiting auf Augenhöhe

Agiles Team Recruiting kann dabei helfen, die Anforderungen der immer dynamischeren Arbeitswelt zu erfüllen. Damit lässt sich das Reaktionstempo bei vielversprechenden Bewerbungen steigern und das Commitment des Teams von Anfang an sichern. Agile Teams definieren sich über Team-Ziele und deren Erfolge. Sie organisieren sich selbst und entscheiden flexibel, wer welche Aufgaben übernimmt. Ein agiler Recruitingprozess durch das Team soll eine optimale Besetzung im Projektteam ermöglichen und so die Fluktuation sowie weitere durch Fehlbesetzung entstandene Probleme verringern. Denn gerade der Cultural Fit ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitglieder in Teams. Zudem trägt Team Recruiting längerfristig dazu bei, dass eine agile innere Haltung und Einstellung ganz selbstverständlich ins Unternehmen getragen und dort verankert wird und so immer mehr selbstorganisierte High-Performance-Teams entstehen.

Welchen Mehrwert bietet Team Recruiting?

Ein schneller Rekrutierungsprozess ermöglicht die Einsparung von Zeit und Ressourcen. Durch vorab geschulte Team-Mitglieder werden im Prozess gezielt die richtigen und individuell auf die Position angepasste Fragen gestellt. So wird schnell ersichtlich, ob ein Bewerber aus methodischer, aber auch sozialer Perspektive zu den Peers passt. Das gegenseitige Kennenlernen ist dabei beidseitig: Auch der Bewerber erhält die Möglichkeit, seine potenziell zukünftigen Arbeitskollegen kennenzulernen.

Tipps für die Einführung der Methode

Ein erster wichtiger Schritt sind Abstimmungsgespräche. Sowohl auf Ebene der Geschäftsführung als auch denen der jeweiligen Fachbereiche sind Abstimmung und Absegnung nötig. Schließlich müssen, bevor von außen die „richtigen“ Personen an Bord geholt werden können, zunächst intern alle an Bord sein. Ein weiterer Punkt, um während des Rekrutierungsprozesses tatsächlich Zeit und Ressourcen einsparen zu können, ergibt sich durch vorab getroffene Vereinbarungen bzw. Regeln und Schulungen: Vor Einführung der Methode wurde daher der Prozess im Detail dokumentiert und die Interviewschwerpunkte pro Person festgelegt. Kollegen, die bisher keinerlei oder wenig Erfahrung im Bereich Recruiting hatten, wurden vorab durch HR-Kollegen geschult. Ebenfalls wurden für bestimmte Bereiche Gesprächsleitfäden und eine Bewertungsmatrix erstellt, sodass die spätere Abstimmung auf Basis klarer Kriterien erfolgen kann.

Beispiel-Ablauf für das Team-Recruiting

Das Recruitingteam setzt sich aus fünf Kollegen des Projektteams, einem Manager oder Vorgesetzten der jeweiligen Fachdomäne sowie einem HR-Consultant zusammen und funktioniert auf Basis der folgenden Schritte:

  1. Telefoninterview durch den Vorgesetzten des Fachgebiets (30-60 Min.)
  2. Persönliche Interviews:
  • Fachinterview mit einem Mitglied des Projektteams mit gleichem fachlichen Hintergrund sowie einem Vorgesetzten des Fachgebiets
  • Mehrsprachiges und bilaterales social Fit Interview mit drei Kollegen aus dem Projektteam
  • Abschlussgespräch mit dem Vorgesetzten sowie dem HR Consultant mit der Möglichkeit für den Bewerber, Fragen zu stellen
  • Entscheidung durch das komplette Recruitingteam
  • HR übernimmt die weitere Abstimmung mit dem Bewerber, wie die Übermittlung des Angebots, Arbeitsvertrags oder der Absage

Die Zeit zwischen Bewerbungseingang und Vorstellungsgespräch sollte so kurz wie möglich sein, um so auch auf die steigende Nachfrage nach gut ausgebildeten Fachkräften und dem damit zusammenhängenden Wettbewerb um Bewerber zu reagieren. Deshalb findet auch das sogenannte Entscheidungsmeeting unmittelbar nach dem Interview statt, bei dem jedes Mitglied des Recruiting-Teams mit einem klaren «Ja» oder «Nein» abstimmt. Jeder im Recruitingteam besitzt eine gleichwertige Stimme. Gründe und Argumente für oder gegen einen Bewerber werden erst nach der Abstimmung diskutiert. So soll sichergestellt werden, dass jeder seine eigene Meinung und Sichtweise vertritt und keine Gruppendynamik entsteht.

Nach dem Austausch der Argumente findet eine erneute, finale Abstimmung statt. Der Bewerber erhält nur dann einen Arbeitsvertrag, wenn alle für «Ja» gestimmt haben. Eine Gegenstimme im Recruitingteam führt zu einem weiteren Gespräch mit dem Bewerber, um etwaige Fragen klären und einen zweiten Eindruck gewinnen zu können.  Die bisherige Erfahrung mit diesem Recruitingprozess zeigt allerdings: Bewerbern, die bereits in der initialen Abstimmung mindestens zwei Gegenstimmen erhalten haben, wurden auch nach dem erneuten Austausch selten eingestellt.

Ein Beispiel für erfolgreiches Team Recruiting: die Leobersdorfer Maschinenfabrik

Die Leobersdorfer Maschinenfabrik verfolgt eine spannende Methode auf dem Weg in die Zukunft der Arbeit. Das Unternehmen aus Niederösterreich setzt auf Team Recruiting im wortwörtlichen Sinne, denn hier bestimmen auch Azubis gleichberechtigt mit. Es gilt: Von Anfang an integral im Team.

Die Leobersdorfer Maschinenfabrik, mit Sitz in der gleichnamigen niederösterreichischen Marktgemeinde, ist spezialisiert auf die Herstellung kundenspezifischer Hochleistungskompressoren. Um dem Fachkräftemangel im Produktionsbereich entgegenzuwirken, hat das Unternehmen den Einstellungsprozess seiner Auszubildenden seit 2010 grundlegend umstrukturiert: Die Verantwortung für den Lehrlingsnachwuchs sowie die Entwicklung eines neuen Bewerbungsverfahrens wurde den Auszubildenden selbst übertragen.

So konnten diese auf konzeptioneller Ebene einen schriftlichen Test für die Bewerber erarbeiten sowie ein objektivierbares Punktesystem für die Bewertung entwickeln. An den Bewerbertagen können die Lehrlinge dies nicht nur in der Praxis umsetzen, sondern übernehmen darüber hinaus maßgeblich die Führungen durch das Unternehmen, die Auswertung des von ihnen entwickelten Tests sowie die abschließenden Einzelgespräche mit potenziellen neuen Kollegen. Bei der Beurteilung sind Lehrlinge, Lehrlingsbetreuer und Personalleiter gleichermaßen stimmberechtigt.

Team Recruiting als Alleinstellungsmerkmal

Wenn Führungskräfte nicht oder nur wenig in Recruiting-Prozesse involviert werden, spricht man auch von Team-Recruiting. Die Leobersdorfer Maschinenfabrik geht mit ihrem Azubi-Recruiting sogar noch einen Schritt weiter und wirft dadurch natürlich die Frage auf: Haben Berufsanfänger die nötige Erfahrung, um diese Verantwortung zu übernehmen? Die Erfolgsquote des österreichischen Unternehmens beantwortet diese Frage sehr deutlich: Die Übereinstimmungsquote von Azubi-, Ausbilder- und HR-Beurteilung von 85 Prozent spricht eine klare Sprache.

Ein weiterer Punkt, der gerade für mittelständische und noch weniger bekannte Arbeitgeber bei der Suche nach guten Bewerbern eine große Rolle spielt, ist die Außenwirkung. Wird ein solches, doch eher noch ungewöhnliches Konzept anfänglich teilweise belächelt und zunächst nicht ernst genommen, kann es mittel- und langfristig jedoch zu einem starken Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb werden.

Welche Chancen bietet das Team Recruiting?

Die einzigartige Rekrutierungsmethode hat in ganz Oberösterreich Aufmerksamkeit erregt und die Bekanntheit des Traditionsunternehmens enorm gesteigert. Weitere Vorteile der Einstellung von Lehrlingen durch Lehrlinge liefern die Azubis selbst: Sie kennen die zu bewältigenden Aufgaben und damit auch die notwendigen Anforderungen am besten. Zudem senkt ein Bewerbungsprozess auf Augenhöhe die Nervosität der Kandidaten und die potenziellen Auszubildenden erhalten einen guten ersten Eindruck der Arbeitsatmosphäre. Die bisherigen Ergebnisse sprechen für sich: Die Anzahl an Bewerbungen hat sich verfünffacht, die schulischen Leistungen der Azubis haben sich stark verbessert und es gab seither einen deutlichen Anstieg an ausgezeichneten Lehrabschlüssen. Diese Erfolge zeigen: Das entgegengebrachte Vertrauen und die frühe Übernahme von Verantwortung zahlt sich für die Leobersdorfer Maschinenfabrik in vielfacher Hinsicht aus.

Über den direkten Einstellungsprozess hinaus sind die Azubis auch aktiv in das Unternehmensmarketing integriert: Bei Social-Media-Aktivitäten und auf Messeständen sind sie das Aushängeschild des Unternehmens.

So fördert Team Recruiting die Organisationsentwicklung

Die Frage, wie besseres Arbeiten im Unternehmen erreicht werden kann, kann nur dann effizient beantwortet werden, wenn sie sich an alle Mitarbeiter eines Unternehmens richtet. Die Leobersdorfer Maschinenfabrik bietet bereits ihren Auszubildenden die Möglichkeit, sich verantwortungsvoll einzubringen und aktiv mitzuentscheiden. Werden alle Stimmen eines Unternehmens von Anfang an gehört, können auch alle Meinungen in die Unternehmensgestaltung und -entwicklung einfließen.