Tipps zur Einführung von Personalsoftware

Bei der Einführung von HR-Software glauben Unternehmen oft, alle Probleme mit einem Schlag lösen zu können. Die Realität sieht meist anders aus. Dies muss jedoch nicht sein, wenn man sich der besonderen Anforderungen bewusst ist – und den Mut zur Einfachheit hat.

Ernüchternde Realität

Laut einer McKinsey Studie gehen 40 % aller IT-Großprojekte schief. Bei Projekten, deren Budget 15 Millionen US-Dollar übersteigt, kann dies sogar die Existenz von Firmen gefährden. Gerade HR-Systeme, die über die klassische Lohnbuchhaltung hinausgehen, erfüllen die Erwartungen viel zu selten. Ein eindrückliches Beispiel stellt das Bewerbermanagement dar: An erster Stelle erwarten Personalverantwortliche von einer Personalsoftware Zeitersparnis. Diese Anforderung scheinen die Systeme aber häufig nicht zu erfüllen. Fragt man Benutzer nach ihrem Feedback, so liegt das Hauptproblem beim Umgang mit der HR-Software am Zeitaufwand für Datenerfassung und Pflege. Was läuft hier falsch?

Drei Besonderheiten von Personalsoftware

Bei Auswahl und Einführung einer HR-Software werden häufig die Besonderheiten der HR-Arbeit nicht entsprechend berücksichtigt. Gerade der wertschöpfende Bereich der Personalarbeit, der zunehmend in den Fokus von IT-Projekten rückt, unterscheidet sich grundlegend von administrativen Prozessen wie Finanzbuchhaltung oder Produktionssteuerung. HR-Software umfasst beispielsweise Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Laufbahn- und Nachfolgeplanung oder Zielvereinbarung und Beurteilung: Die wertschöpfenden HR-Prozesse stellen grundsätzlich andere Anforderungen an ein IT-System als administrative Prozesse:

  • Oft wird ein solche HR-Software nur anlassbezogen benutzt – und das sehr selten. Automatismen und Routine können hier nicht entstehen. Das System muss also intuitiv und selbsterklärend sein.
  • Die Daten bestehen nicht nur aus Zahlen, deren Eingabe man „erzwingen“ kann. Es muss Raum für die Erfassung weicher Daten wie Kompetenzen gelassen werden.
  • HR-Prozesse sind nicht immer standardisiert. Ein gutes System ermöglicht Nutzern die gleiche Flexibilität, die sie früher auch auf dem Papierweg hatten, z. B. bei Freigabeprozessen zur Stellenbesetzung.

Mit dem Mut zur Einfachheit, dem Vertrauen in den Benutzer und vor allem mit dem ständigen Fokus auf den Nutzen des Endanwenders wird die Einführung einer Personalsoftware erfolgreich und erfüllt ihre Aufgabe im Unternehmen. Gemäß des Google-Prinzips: „Focus on the user and all else will follow“.


Zurück zur Artikelübersicht


Das könnte Sie auch interessieren

Whitepaper

Die Arbeitswelt im Umbruch

Demographie und strategische Personalplanung
Download
Deutschland
+49 89 1222 873 89
Schweiz & International
+41 71 224 01 01
USA
+1-855-694-2833