Tipps zur Einführung von Personalsoftware

Eine gute Software kann HR-Prozesse deutlich vereinfachen. Bei der Einführung von Personalsoftware glauben Unternehmen oft, alle Probleme mit einem Schlag lösen zu können. Die Realität sieht meist anders aus. Die Realität sieht meist anders aus. Dies muss nicht sein: Seien Sie sich der besonderen Anforderungen an Personalsoftware bewusst – und haben Sie den Mut zur Einfachheit.

Was ist Personalsoftware – eine Definition

Im Zuge der Digitalisierung setzen Personalabteilungen vermehrt auf digitale Hilfsmittel. Die wichtigste Unterstützung dabei ist eine innovative Personalsoftware. Richtig eingesetzt schafft Sie nicht nur einen Mehrwert für HR-Mitarbeiter, sondern für alle Angestellten eines Unternehmens.

Personalsoftware zielt darauf ab, die Effizienz im Human Ressources Management zu steigern. Dabei deckt sie je nach gewählter Lösung unterschiedliche Bereiche ab: *Lösungen für das Bewerbermanagement vereinfachen und beschleunigen Recruting-Prozesse. *Personalentwicklungs-Software unterstützt HR-Mitarbeiter u. a. bei der Fortbildungsplanung und der Verwaltung des firmeninternen Talentpools. *Onboarding-Lösungen sorgen dafür, dass neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden. *Weitere Aspekte des Personalwesens, die durch Personalsoftware unterstützt werden, sind: Laufbahn- und Nachfolgeplanung, Vergütung und Lohnbuchhaltung, Zielvereinbarung und Beurteilung u. v. m.

Ernüchternde Realität bei der Software-Einführung

Laut einer McKinsey Studie gehen 40 % aller IT-Großprojekte schief. Bei Projekten, deren Budget 15 Millionen US-Dollar übersteigt, kann dies sogar die Existenz von Firmen gefährden. Gerade HR-Systeme, die über die klassische Lohnbuchhaltung hinausgehen, erfüllen die Erwartungen viel zu selten.

Ein eindrückliches Beispiel stellt das Bewerbermanagement dar: An erster Stelle erwarten Personalverantwortliche von einer Personalsoftware Zeitersparnis. Diese Anforderung scheinen die Systeme häufig nicht zu erfüllen. Fragt man Benutzer nach ihrem Feedback, so liegt das Hauptproblem beim Umgang mit der HR-Software am Zeitaufwand für Datenerfassung und Pflege. Was läuft hier falsch?

Drei Besonderheiten von Personalsoftware

Bei Auswahl und Einführung einer HR-Software werden häufig die Besonderheiten der HR-Arbeit nicht entsprechend berücksichtigt. Der wertschöpfende Bereich der Personalarbeit rückt zunehmend in den Fokus von IT-Projekten. Und er unterscheidet sich grundlegend von administrativen Prozessen wie Finanzbuchhaltung oder Produktionssteuerung. Die wertschöpfenden HR-Prozesse stellen grundsätzlich andere Anforderungen an ein IT-System als administrative Prozesse:

*Oft wird ein solche HR-Software nur anlassbezogen benutzt. Automatismen und Routine können hier nicht entstehen. Das System muss – insbesondere wenn es eher selten genutzt wird – intuitiv und selbsterklärend sein. *Die Daten bestehen nicht nur aus Zahlen, deren Eingabe man „erzwingen“ kann. Es muss Raum für die Erfassung weicher Daten wie Kompetenzen gelassen werden. *HR-Prozesse sind nicht immer standardisiert. Ein gutes System ermöglicht Nutzern die gleiche Flexibilität, die sie früher auf dem Papierweg hatten. Zum Beispiel können sich Freigabeprozesse zur Stellenbesetzung je nach Unternehmen sehr unterschiedlich gestalten.

Mit dem Mut zur Einfachheit, dem Vertrauen in den Benutzer und vor allem mit dem ständigen Fokus auf den Nutzen des Endanwenders wird die Einführung einer Personalsoftware erfolgreich und erfüllt ihre Aufgabe im Unternehmen. Gemäß des Google-Prinzips: „Focus on the user and all else will follow“.

So gehen Sie bei der Einführung einer Personalsoftware vor

Zuallererst sollten Sie sich darüber klarwerden, was Sie mit der Software-Einführung erreichen möchten. Der Einsatz einer Software ist nie ein Selbstzweck! Angestrebte Ziele können etwa sein

*HR-Ziele messbar machen *Zeit- und damit Kostenersparnis bei Abläufen in der Personalabteilung *Steigerung der Qualität (z.B. von Prozessen oder der Mitarbeiterzufriedenheit) *Bessere Nutzbarkeit von Daten und höhere Transparenz

Anschließend prüfen Sie, mit welchen Kennzahlen Sie den Erfolg Ihrer angestrebten Ziele messen können. Im nächsten Schritt können Sie Meilensteine für die Einführung und den Rollout definieren. Anhand dieser Meilensteine werden Sie regelmäßig prüfen, ob Sie, Ihre Kollegen, oder der Softwaredienstleister mit dem Sie arbeiten, noch „im Plan“ sind.

Wichtig für die Erfolgsmessung eines jeden Software-Projekts ist: Die reine Dauer bis zum Go-Live der Lösung ist gar nicht entscheidend. Viel interessanter ist die Zeit, bis es aktiv eingesetzt wird und den Nutzern bzw. Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt. Bei der Einführung eines Bewerbermanagements ist es zum Beispiel interessant, in welchem Zeitraum sich die „Time-to-Hire“ messbar verkürzt.

Keep it simple and smart!

Mit dem Mut zur Einfachheit, dem Vertrauen in den Benutzer und vor allem mit dem ständigen Fokus auf den Nutzen des Endanwenders wird die Einführung einer Personalsoftware erfolgreich. Damit erfüllt das System seine Aufgabe im Unternehmen. Gemäß dem Google-Prinzip: „Focus on the user and all else will follow“.

Deutschland
+49 89 1222 873 89
Schweiz & International
+41 71 224 01 01
USA
+1-855-694-2833