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2020

Mitarbeiterbefragung und Mitarbeiterzufriedenheit

Christoph Herzog

Redakteur Haufe Talent Management

Immer mehr Unternehmen erkennen, wie wichtig motivierte und zufriedene Mitarbeiter für den Geschäftserfolg sind. Sie suchen daher nach Möglichkeiten, ein Arbeitsklima und Arbeitsbedingungen zu schaffen, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter verstärken. Mitarbeiterbefragungen können dafür wichtige Erkenntnisse liefern. 

Definition Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist eine auf die Unternehmensbedürfnisse angepasste Befragung zu bestimmten unternehmensinternen Themen. Mitarbeiterbefragungen unterstützen bei der Feststellung der Stimmung im Unternehmen und können Schwachstellen aufdecken – z. B. im Bereich der Führung, der Kommunikation oder der Arbeitsplatz- und Aufgabengestaltung. Das Ziel ist, aus der Analyse konkrete Maßnahmen zu Verbesserungen abzuleiten.

Für die Befragung werden meist (teil-) standardisierte Fragebögen eingesetzt: unternehmensweit, in bestimmten Abteilungen oder aufrepräsentativer Stichprobenbasis. Die Beantwortung erfolgt in der Regel freiwillig und anonym. Es ist sinnvoll und vom Betriebsverfassungsgesetz her vorgesehen, den Betriebsrat – falls vorhanden – mit einzubeziehen. 

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Es gibt unterschiedliche Gründe für Mitarbeiterbefragungen.Ein ganz zentrales Ziel ist, die Mitarbeiter zu motivieren und in Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Insbesondere, wenn unternehmensweite Veränderungsprozesse anstehen, geben Mitarbeiterbefragungen Einblick in die Einstellungen, Wünsche und Meinungen der Mitarbeiter. Eine Befragung trägt dazu bei,

  • den Status quo zu ermitteln
  • eine Feedbackkultur zu etablieren
  • Problembereiche zu erkennen
  • die Wahrnehmung der Mitarbeiter zu schärfen, um sie für wichtige Veränderungen zu gewinnen
  • Veränderungsblockaden zu identifizieren
  • den Mitarbeitern Wertschätzung entgegenzubringen, indem sie einbezogen werden
  • den Erfolg eines Projekts mittels einer Vorher-Nachher-Befragung zu evaluieren.

Geeignete Themen für eine Mitarbeiterbefragung

Die Befragung ist ein Analyseinstrument und dient dazu, Stärken und Schwächen im Unternehmen aufzudecken. Die Themenauswahl wird im Vorfeld unter Einbindung geeigneter Personen erarbeitet. Fragen zu folgenden Themen eignen sich für Mitarbeiterbefragungen:

  • Kultur des Unternehmens
  • Arbeitgeberimage
  • Zufriedenheit mit der Aufgabe
  • Identifikation mit dem Unternehmen
  • Zufriedenheit mit dem Entlohnungssystem
  • Zusammenarbeit und Betriebsklima
  • Führungsverhalten der direkten Führungskraft
  • Personalentwicklung
  • Information und Kommunikation
  • Motivation und Motivationsfaktoren
  • Verbesserungen für das Unternehmen
  • Transparenz der Unternehmens- und Abteilungspolitik

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Ablauf der Mitarbeiterbefragung

Die folgenden Schritte gehören idealerweise zum Ablauf einer Mitarbeiterbefragung:

1. Führungskräfte einbeziehen

Nur wenn die Unternehmensleitung hinter einer Mitarbeiterbefragung steht und die Ergebnisse mitträgt, kann eine Befragung auch erfolgreich sein. Binden Sie, wenn möglich, auch die Führungskräfte des Unternehmens ein und engagieren Sie diese als Multiplikatoren. Erst wenn die Unternehmensführung ihre Unterstützung eindeutig zugesichert hat, kann das Vorhaben im Unternehmen kommuniziert werden.

2. Vorbereitung des Fragebogens

Zunächst muss entschieden werden, ob die Befragung selbst durchgeführt wird, oder ob auf externe Hilfe zurückgegriffen werden soll. Wollen Sie die Befragung selbst durchführen, bieten sich Online-Fragebögen an, da hier recht vieles automatisiert werden kann. So vermeiden Sie händische Übertragungsfehler und halten den Organisationsaufwand einigermaßen überschaubar.
Für die Befragung spielen die Themen Datenschutz, Datensicherheit und Anonymität eine große Rolle. Versuchen Sie, die Verantwortlichen (Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat) in den Prozess einzubinden. Dies stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter und verbessert so die Rücklaufquote. Involvieren Sie bei der konkreten Ausgestaltung des Fragebogens Unternehmensleitung, Betriebsrat, Führungskräfte sowie die Mitarbeiter.

3. Information im Unternehmen

Sie sollten das Projekt während der gesamten Zeit kommunizieren, um eine hohe Akzeptanz aller Beteiligten zu erreichen. Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, Fragen zum Ablauf und den Zielen der Befragung zu stellen. Kommunizieren Sie vor allem auch, dass die Befragung neutral und sorgfältig ausgewertet wird und konkrete Verbesserungsmaßnahmen ermöglichen soll.
Informieren Sie die Mitarbeiter rechtzeitig vor dem Versand der Befragung. Gehen Sie dabei auch auf Details wie Ablauf, Terminplanung, Datenschutz, Freiwilligkeit an der Teilnahme, weiteres Vorgehen und Anonymität der Daten ein. Wenn Sie diese erste Information im Namen der Unternehmensleitung versenden, unterstreicht das die Bedeutung des Themas.

4. Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Die Befragung an sich erfolgt entweder mit einer geeigneten Software oder ein Fragebogen wird per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. Bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sollten folgende Tipps berücksichtigt werden:

  • Rohdaten dürfen nur einer neutralen und sicheren Stelle zugänglich sein
  • Nur solche Ergebnisse, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen zulassen, sollten veröffentlicht werden
  • Bewahren Sie die Daten als Vergleichsgrundlage für eine spätere Befragung auf
  • Der einmal erstellte unternehmensspezifische Fragebogen sollte nur vorsichtig verändert werden. Nur so ist eine Vergleichbarkeit mit vorangegangenen und später geplanten Befragungen gegeben.

5. Auswertung der Befragung

Nach der Erhebung der Daten kommt natürlich deren Auswertung. Die Darstellung der Ergebnisse in Form von Diagrammen hat sich bewährt. Die Bildung von Rankings der Fragen mit den besten oder schlechtesten Werten ist hilfreich, um auf einen Blick zu sehen, wo es Verbesserungspotenzial gibt. Werten Sie eine Frage nur dann aus, wenn sich mehr als fünf Mitarbeiter beteiligt haben. Nur so können Sie die Anonymität garantieren.
Im Gesamtergebnis sehen Sie, welche Themenfelder den vorab definierten Zielwerten entsprechen und wo es Abweichungen gibt. Vergleichen Sie aber auch das Gesamtergebnis mit den jeweiligen Bereichs- und Abteilungsergebnissen. Eventuell können Sie einen Wissenstransfer zwischen Bereichen Ihres Unternehmens anstoßen, wenn ein Bereich bei einem Thema deutlich besser abschneidet als ein anderer.
Werden Sie bei Ihrem Prozess extern begleitet, wird Ihr Dienstleister die Fragebögen auswerten und die Ergebnisse aufbereiten.

6. Information zu den Ergebnissen und Maßnahmenplanung

Um die Akzeptanz für spätere Befragungen zu gewährleisten, sollten die Ergebnisse und die daraus abgeleiteten Maßnahmen zeitnah kommuniziert werden. Offene Kommunikation und die Ableitung von Maßnahmen sind nicht zuletzt diejenigen Aspekte der Mitarbeiterbefragung, die eine Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern ausdrücken.
Beschränken Sie sich in der Kommunikation der Ergebnisse nicht nur auf verbesserungswürdige Themen, sondern zeigen Sie, welche Themen besonders gut laufen und wo die Stärken des Unternehmens liegen. Neben der Verbesserung der Themen, die niedrige Werte zeigen, geht es auch darum, die vorhandenen Stärken zu festigen und auszubauen.

7. Controlling

Vergleichen Sie die vorher festgelegten Ziele der Mitarbeiterbefragung und die tatsächlich erzielten Ergebnisse. Wird die Mitarbeiterbefragung in regelmäßigen Abständen wiederholt, können die Ergebnisse der Vorgängerbefragung mit den aktuellen Werten verglichen werden. So lässt sich überprüfen, ob abgeleitete Maßnahmen erfolgreich waren.
Neben den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung selbst, sollte auch ein Umsetzungscontrolling der Maßnahmen erfolgen. Die dabei gesetzten Ziele sind häufig klar beobachtbar, zum Beispiel im Fall einer Änderung der Kernarbeitszeiten oder der Ausweitung von Sozialleistungen. In manchen Fällen wird jedoch eine erneute Mitarbeiterbefragung notwendig sein. 

Die Mitarbeiterbefragung als Zeichen der Wertschätzung

Wird sie richtig durchgeführt, ist eine Mitarbeiterbefragung ein starkes Werkzeug um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu messen und zu verbessern. Interne Probleme können durch offenes Feedback aufgedeckt werden. So gewinnen sowohl HR als auch die Unternehmensführung wertvolle Einblicke. Doch nur, wenn auch tatsächlich Maßnahmen aus den gewonnen Erkenntnissen abgeleitet werden, nehmen die Mitarbeiter die Mitarbeiterbefragung als Zeichen der Wertschätzung wahr. Wenn auf Worte Taten folgen, können Sie das Engagement der Mitarbeiter nachhaltig steigern.

Die Mitarbeiterbefragung ist jedoch nur ein kleiner Teileiner Feedback-Kultur im Unternehmen. Soll eine solche im Unternehmen etabliert werden, braucht es etwas mehr als jährlich stattfindende Befragungen. Die Nutzung einer Instant Feedback App ist ein probates Mittel, um regelmäßig situatives und authentisches Feedback einzuholen.

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