Mitarbeitergespräch – Rechtslage & Regeln für HR

Das Führen von Mitarbeitergesprächen ist in Unternehmen an der Tagesordnung. Fragen nach den rechtlichen Rahmenbedingungen solcher Gespräche stellen sich Personaler und Arbeitnehmer vor allem dann, wenn Gegenstand des Mitarbeitergespräches „schwierige“ Themen sind: Welche Rechtsgrundlagen gelten für das Mitarbeitergespräch, wie sehen die Pflichten in diesem Zusammenhang aus und können Arbeitnehmer „Beistand“ in Anspruch nehmen? Der folgende Beitrag liefert Antworten.

Gegenstand eines Mitarbeitergespräches

Beispiele sind Leistungsbewertungen, Zielvereinbarungen, Probezeitendgespräche, Vertragsänderungen, Fehlverhalten bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber jedes mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehende Thema zum Gegenstand eines Mitarbeitergespräches machen, wenn es einen sachlich begründeten Anlass hat. Es darf keinen schikanösen, massregelnden Charakter haben und darf Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin nicht unverhältnismässig beeinträchtigen. Es steht Arbeitgebern insofern frei, mit ihren Arbeitnehmern über deren Leistung, ihr Verhalten im Betrieb, die Arbeitsorganisation oder ihr Entwicklungspotential im Rahmen eines Mitarbeitergespräches zu sprechen.

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Kann der Arbeitgeber ein Mitarbeitergespräch einfordern?

Die Teilnahmepflicht des Arbeitnehmenden an einem Mitarbeitergespräch wird aus dem in § 106 Gewerbeordnung (GewO) geregelten Weisungs- oder Direktionsrecht des Arbeitgebers abgeleitet. Auf der Grundlage dieses Weisungsrechts kann der Arbeitgeber gegenüber seinen Arbeitnehmern Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung näher bestimmen. Es beinhaltet die Berechtigung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmenden zur Teilnahme an Gesprächen zu verpflichten, in denen der Arbeitgeber Weisungen in einem der oben genannten Bereiche vorbereiten, erteilen oder ihre Nichterfüllung (z.B. konkrete Leistungsdefizite) beanstanden will. Eine Teilnahmepflicht besteht ferner, wenn es um die Einhaltung der betrieblichen Ordnung oder das Verhalten des Mitarbeitenden im Betrieb geht.

Die Teilnahme an Mitarbeitergesprächen, die ausschliesslich den Inhalt des Arbeitsvertrages und insbesondere dessen Änderung zum Gegenstand haben, kann der Arbeitgeber nicht einseitig anordnen. Denn das Weisungsrecht erstreckt sich nicht auf die Bestandteile des Austauschverhältnisses, also die Höhe des Entgelts und den Umfang der geschuldeten Arbeitsleistung, wie das BAG in seinem Urteil vom 23. Juni 2009 (2 AZR 606/08) entschieden hat. Kein den Arbeitnehmenden verpflichtender Anlass für ein Mitarbeitergespräch liegt also vor, wenn der Arbeitsvertrag verschlechtert bzw. verändert oder sogar aufgehoben werden soll. Das BAG hat daher eine Abmahnung wegen der Nichtteilnahme an einem Gespräch mit dem einzigen Ziel einer vom Arbeitnehmenden bereits abgelehnten Vertragsänderung für unwirksam erklärt.

Mitarbeitergespräch ablehnen

Verweigern Arbeitnehmer die Teilnahme an einem angesetzten Mitarbeitergespräch unberechtigt, können diese abgemahnt werden. Im Wiederholungsfall kann die Verweigerung auch zu einer verhaltensbedingten Kündigung berechtigen.

Mitarbeitergespräch und Krankheit

Während oder wegen der Dauer einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit hat die Arbeitgeberin kein Weisungsrecht bezüglich der Arbeitsleistung. Wegen der latenten Gefahr einer Beeinträchtigung des Genesungsprozesses und einer dadurch bedingten Verlängerung des krankheitsbedingten Ausfalls der Arbeitsleistung gebietet es die Rücksichtnahmepflicht (§ 241 Abs. 2 BGB) der Arbeitgeberin daher, die Erteilung von Weisungen auf äusserst dringende betriebliche Anlässe zu beschränken. Nur in einer notfallvergleichbaren Situation mit einem nicht geringen Schadenspotenzial kann der Erkrankte verpflichtet sein – vorzugsweise telefonisch – ein kurzes Gespräch zu führen.

Durchführung eines Mitarbeitergesprächs

Für die Durchführung des Gesprächs selbst gibt es keine rechtlichen Vorgaben. Allerdings ist der Arbeitgeber an die Vorgaben billigen Ermessens gebunden: ein Mitarbeitergespräch ohne Ankündigung kann dazu führen, dass sich der Arbeitnehmende überrumpelt fühlt. Es sollte den Arbeitnehmern eingeräumt werden, sich auf das Gespräch gedanklich vorzubereiten. Daher ist zumindest stichwortartig der Anlass mitzuteilen. Wird dem oder der Betroffenen zuvor nicht der Grund des Mitarbeitergesprächs mitgeteilt, kann er oder sie diesen erfragen. Anderenfalls weiss der Arbeitnehmer nicht, ob er als Begleitung und zur Unterstützung ggf. ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen darf (s. unten). Vom Inhalt des Gesprächs ist ebenfalls abhängig, ob überhaupt eine Pflicht zum Erscheinen besteht.

Zeitlicher Rahmen und der geeignete Ort

Bei der Terminierung des Mitarbeitergespräches hat die Arbeitgeberin nach billigem Ermessen vorzugehen. Grundsätzlich kann die Arbeitgeberin Personalgespräche nur innerhalb der vertraglichen Arbeitszeit ansetzen. Das Personalgespräch ist grundsätzlich dort zu führen, wo Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistung zu erbringen haben – also am Arbeitsort. Muss der Arbeitnehmende an einen anderen Ort als den Arbeitsort reisen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Reisekosten zu übernehmen. Die Anreisezeit zu dem Mitarbeitergespräch an einem anderen Ort als dem Arbeitsort ist als Arbeitszeit zu vergüten.

Mitarbeitergespräche Aufzeichnen?

Aus Datenschutzgründen ist es beiden Parteien nicht gestattet, Mitarbeitergespräche aufzuzeichnen, da hierdurch das Persönlichkeitsrecht verletzt würde. Die heimliche Aufzeichnung eines Mitarbeitergesprächs mit dem Handy oder über eine Video-Kamera berechtigt deshalb auch zur ausserordentlichen Kündigung (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 30.4.2012, 5 Sa 687/11).

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Wann können Arbeitnehmer Dritte zum Mitarbeitergespräch hinzuziehen? Wer darf alles dabei sein?

Die Teilnahme an Mitarbeitergesprächen, deren Thematik vom Direktionsrecht gedeckt sind, ist eine höchstpersönliche Verpflichtung, die nicht auf andere übertragen werden kann, (vgl. § 613 BGB).

Ein Arbeitnehmender darf sich bei einem Mitarbeitergespräch grundsätzlich auch nicht durch eine Rechtsanwältin, bzw. durch betriebsfremde Personen gegen den Willen des Arbeitgebers begleiten lassen. Zieht der Arbeitgeber jedoch selbst Dritte zum Gespräch hinzu, ist die Teilnahme eines Anwaltes des Arbeitnehmers zur Wahrung der Waffengleichheit nach Auffassung des LAG Hamm hingegen zulässig (Urteil v. 23.1.2001, 14 Sa 497/01). Zudem wird für die Wirksamkeit einer beabsichtigten Verdachtskündigung gefordert, dass der betroffene Arbeitnehmende die Möglichkeit hat, eine Anwältin zum Anhörungsgespräch hinzuzuziehen (LAG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 6.11.2009 – 6 Sa 1121/09).

Ein genereller Anspruch des Arbeitnehmenden, ein Betriebsratsmitglied zu einem Mitarbeitergespräch hinzuzuziehen, besteht nicht. Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sieht allerdings in folgenden gesetzlich geregelten Fällen vor, dass die Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf ein Mitarbeitergespräch hat, zu dem er oder sie dann ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen darf:

• Änderung der Arbeitsabläufe, die eine Fortbildung des Arbeitnehmers notwendig machen (§ 81 Abs. 4 BetrVG),
• Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, Leistungsbeurteilung und berufliche Entwicklung (§ 82 Abs. 2 S. 2 BetrVG),
• Einsichtnahme in die Personalakte (§ 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG);
• Behandlung von Beschwerden (§ 84 Abs. 1 S. 2 BetrVG).

Daneben kommt die Teilnahme eines Betriebsratsmitgliedes bei Präventionsgesprächen im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements nach § 167 SGB IX in Betracht.

Für Personalgespräche über den Abschluss eines Aufhebungsvertrages begründet das BetrVG keinen allgemeinen Anspruch des Arbeitnehmers auf Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds. Häufig werden in solchen Gesprächen jedoch auch Fragen der „Leistungsbeurteilung“ sowie auch der Entwicklungsmöglichkeiten des Arbeitnehmers Thema sein. Daraus lässt sich ein Teilnahmerecht des Betriebsrats herleiten. Dem Arbeitgeber steht es jedoch frei, die Gespräche inhaltlich und zeitlich voneinander zu trennen. So kann er zunächst im Beisein des Betriebsratsmitglieds Leistungsdefizite thematisieren. Ist die Beendigung des Arbeitsverhältnisses für den Arbeitgeber hingegen schon beschlossene Sache und sollen nur noch die Modalitäten und Konditionen erörtert werden, besteht kein Teilnahmerecht.

Denkbar ist auch die Teilnahme einer übersetzenden Person, wenn nur so gewährleistet ist, dass der Arbeitnehmende dem Gespräch folgen kann. So kann auch einem etwaigen Vorwurf der Diskriminierung wegen ethnischer Herkunft vorgebeugt werden. Bei minderjährigen Auszubildenden besteht ein Begleitrecht des gesetzlichen Vertreters.

Über den Autor:

Hendrik Bourguignon ist spezialisiert auf das individuelle und kollektive Arbeitsrecht. Seit vielen Jahren vertrauen Führungskräfte und Unternehmen seiner Expertise:

• Rechtsanwalt und Partner bei ebl factum rechtsanwälte I notare
• Fachanwalt für Arbeitsrecht seit 2004
• Wirtschaftsmediator (IHK) seit 2013
• Mitglied in der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht des Deutschen Anwaltsvereins (DAV)
• Mitglied des Vereins der Hessischen Fachanwälte für Arbeitsrecht
• Mitgründer der Frankfurter Mediationszentrale (frankfurter-mediationszentrale.de)