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2020

Soft Skills sind keine Option – sie sind ein Muss

Julia Herzog

Redakteurin Haufe Talent Management

Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, insbesondere die Generation Z oder die Millennials, investieren Sie maßgeblich in die Zukunft Ihres Unternehmens. Personal weiterzuentwickeln, ist eine der intelligentesten Investitionen, die Sie tätigen können. Viele Unternehmen unterschätzen diese Tatsache jedoch und übersehen bei der Personalentwicklung oft etwas Essentielles: die Grundlagen.

Wenn HR sich ausschließlich auf Fähigkeiten konzentriert, die relevant sind, um spezifische Aufgaben eines bestimmten Jobs zu erfüllen, dann werden die Mitarbeiter möglicherweise nicht ausreichend geschult. Insbesondere wenn es um Mitarbeiter geht, die in eine unbekannte Rolle wechseln, oder um jüngere Mitarbeiter, die neu am Arbeitsplatz sind, fehlen möglicherweise grundlegende Fähigkeiten. Eine CollegeBoard Studie zeigt z. B., dass 26 Prozent der Hochschulabsolventen nicht über ausreichendes Organisationsgeschick verfügen und schlechte Kommunikatoren sind. Stellen Sie daher optimaler Weise vor Trainings für berufliche Aufgaben sicher, dass Ihre Mitarbeiter über wesentliche Soft Skills verfügen. Unabhängig davon, ob die Schulung von Managern, Teamleitern oder anderen Personen durchgeführt wird, gibt es eine Reihe von digitalen Tools, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter auf den neuesten Stand bringen können.

Mitarbeiter und deren Kompetenzen sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens.

Die drei grundlegendsten Soft-Skills & wie man diese fördert

1. Zeitmanagement

Von allen Fähigkeiten, die Mitarbeiter haben sollten, ist Zeitmanagement eine der wichtigsten, unabhängig von der Position oder der Aufgabe. Wissen, wie man Prioritäten setzt, eine Liste von Must-Dos erstellt, einen praktikablen Zeitplan definiert, Aufgaben delegiert – all dies führt dazu, dass Mitarbeiter effizient arbeiten und ihre Zeit produktiv nutzen. Die besten Zeitmanager sind diejenigen, die sich nie von Fristen abschrecken lassen: Geben Sie ihnen eine Frist und sie werden sie einhalten, egal was passiert. Sie wissen, wie sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und den Zeitaufwand für die weniger wichtigen Aufgaben begrenzen können. Gerade in der heutigen Zeit, wo Projektarbeit den Arbeitsalltag dominiert, ist ein gutes Zeitmanagement wichtig für jeden Mitarbeiter.

Zeitmanagement fördern

Angesichts der Tatsache, dass das Zeitmanagement je nach Team und Rolle sehr unterschiedlich ist, sollten Teamleiter und direkte Manager in die Vermittlung dieser besonderen Fähigkeit einbezogen werden. Junge Mitarbeiter, die gerade von der Universität/Hochschule kommen, beherrschen möglicherweise die Fähigkeit, mit der vorgegebenen Zeit für eine Klausur Schritt zu halten, müssen jedoch lernen, wie sie diese Fähigkeit in den Arbeitskontext übertragen können. Ein effektiver Ansatz: Implementieren Sie Routinen und etappenweise Ziele für alle Aufgaben – ähnlich wie Meilensteine. Führungskräfte und Personalentwickler finden nützliche Hilfe durch eine entsprechende Planungssoftware, die den Überblick erleichtert.  

2. Kommunikationsfähigkeit & Empathie

Einige Mitarbeiter werden Vorteile aus ihren starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten ziehen, insbesondere wenn sie in personenbezogenen und kommunikationsintensiven Rollen tätig sind. Unabhängig davon, ob Mitarbeiter eine wichtige Verkaufspräsentation halten oder Informationen an einen Mitarbeiter weitergeben, ist die zwischenmenschliche Kommunikation immer wichtig, um den eigenen Punkt zu vertreten und vermitteln. Die Fähigkeit umfasst verbale, nonverbale und Zuhörfähigkeiten, um Emotionen zu erkennen und das Gegenüber zu verstehen. Bei der nonverbalen Kommunikation muss man die Feinheiten der Körpersprache, des Augenkontakts und der Gesten erkennen und über die traditionellen Annahmen hinausblicken können, um zu verstehen, was wirklich vor sich geht. Zum Beispiel wird mangelnder Augenkontakt oft als Unehrlichkeit missverstanden, wenn es sich tatsächlich um Schüchternheit oder Nervosität handelt.  

Kommunikationsfähigkeit & Empathie fördern

Das Erlernen zwischenmenschlicher Fähigkeiten ist ein individueller Prozess, welcher letztendlich vor allem auch durch Erfahrungen reift. Nichtsdestotrotz gibt es einige Möglichkeiten, Mitarbeiter diesbezüglich zu coachen. So kann man z. B. dafür sensibilisieren, effektiv zuzuhören und die verschiedenen Arten von Kommunikatoren zu erkennen. Jeder verhält sich in einem Gespräch divers und reagiert auf einen anderen Hör- und Sprechstil. Es kann helfen, sich an den Stil des Gesprächspartners anzupassen und einen ähnlichen Wortschatz zu verwenden, Fragen vermitteln Interesse. All diese einfachen und doch wirksamen Regeln oder Tipps, können Sie Ihrem Mitarbeiter mit an die Hand geben.

Wer schreibt der bleibt: Schreiben wird oft nur als Teil der Kommunikationsfähigkeiten dargestellt. Die meisten von uns können lesen und die meisten von uns können schreiben, um zu wissen, wie man Sätze bildet. Aber es gibt eine enorme Kluft zwischen Leuten, die schreiben können und Leuten, die gut darin sind. Gut schreiben zu können gehört zu den drei wertvollsten Fähigkeiten für Arbeitgeber: 82% der Arbeitgeber möchten nach jüngsten Untersuchungen der National Association of Colleges and Employers neue Mitarbeiter mit ausgeprägten schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten einstellen. 

 

3. Organisationsgeschick

Am Arbeitsplatz spüren wir oft, wer organisiert ist. Schon allein ein Blick auf den Schreibtisch verrät viel: Einige halten ihren Arbeitsbereich aufgeräumt und alles an seinem Platz; andere halten einen Zustand ständiger Unordnung. Aber organisatorische Fähigkeiten sind weit mehr als das, was das Auge sieht. Sie gehen in der Regel mit ausgeprägten Zeitmanagementfähigkeiten (s. o.) einher. Organisatorische Fähigkeiten sind aber auch eine Frage der Kenntnis aller Aufgaben, der Fähigkeit, sie sich vorzustellen und zu wissen, wie sie zu erledigen sind und welche Fachkraft man eventuell mit einbeziehen muss. Das Organisieren ist für jeden Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung, dessen Aufgabe die Überwachung, Verwaltung, Projektabwicklung oder Teamführung umfasst. Wahrscheinlich ist das fast jeder - in irgendeiner Form. Und es ist für Mitarbeiter schwierig, das Gesamtbild in Bezug auf Zweck und Ziele zu sehen oder zu vermitteln, wenn sie nicht die Energie oder Fähigkeit haben, von den kleinen Dingen wegzuschauen. 

Der Trend zum Remote-Arbeiten mag für einige die Notwendigkeit eines aufgeräumten Schreibtisches in Frage stellen - aber es ist die Mentalität, die hier betont werden muss. Remote-Teams müssen auf jeden Fall lernen, wie man organisiert. 

Organisationsgeschick fördern

Direkte Vorgesetzte sind häufig die ideale Wahl für organisatorische Schulungen, mit Unterstützung durch erfahrene Teammitglieder. Beginnen Sie mit dem Training, wie Sie beispielhaft eine Ablaufroutine und einen Zeitplan erstellen. Die Mitarbeiter müssen wissen, wo sie wann stehen, was sie tun müssen und bis wann sie es erledigen müssen. Beginnen Sie mit einem Tagesplan der drei oder vier wichtigsten Aufgaben für einen bestimmten Tag und erhöhen Sie dann im Laufe der Zeit die Anzahl der Aufgaben, wenn die zu erledigenden Aufgaben beherrscht werden. Beginnen Sie dann damit, die Organisationsmethoden so anzupassen, dass sie der spezifischen Natur eines bestimmten Teams oder einer bestimmten Abteilung am besten entsprechen. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Fähigkeiten unabhängig von persönlichen Führungsstilen oder -funktionen konsistent vermittelt werden. Wenn Teams funktionsübergreifender werden, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter über eine gemeinsame Sprache und gemeinsame Fähigkeiten verfügen.  

Fazit: Wenn Sie diese grundlegenden Soft Skills schulen, entwickeln Sie die Personen, die Ihr Unternehmen am Laufen halten und auch mal durch eine Krise hindurch manövrieren: denn sie wissen, wie man plant, kommuniziert und den Überblick über den Workflow behält. Und sie fühlen sich in ihren Fähigkeiten dann auch sicher genug, um andere ebenfalls in diesen Fähigkeiten zu coachen.

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