Zielvereinbarung und effektive Mitarbeitergespräche führen

Zielvereinbarungen im Rahmen von Mitarbeitergesprächen – Die Rückschau

In dem rückblickenden Gespräch liegt der Fokus auf abgeschlossenen Projekten und auf Themen, die bereits angestoßen wurden und schon laufen. Im Mittelpunkt stehen die Leistungsbeurteilung und das Verhalten von Mitarbeitern. Grundsätzlich sollte positive und negative Aspekte der Beurteilung offen angesprochen werden und dazu die Meinung des Mitarbeiters eingeholt werden. Ein Tipp für Führungskräfte und Teamleiter: warten Sie mit Kritik oder mit positiven Feedback nicht bis zum offiziellen Gespräch, sondern geben Sie ihren Mitarbeiternein unmittelbares Feedback. Die Inhalte von Mitarbeitergesprächen sollten für den Mitarbeiter nicht überraschend sein. Positives Feedback wird ihre Mitarbeiter motivieren, egal ob es in der Jahresplanung vermerkt ist.

Zielvereinbarungen im Rahmen von Mitarbeitergesprächen – Die Entwicklungsperspektive

In der zweiten Phase des Mitarbeitergesprächs steht die Zielvereinbarung und die Entwicklung des Mitarbeiters im Mittelpunkt. Wo geht es für den Mitarbeiterhin? Wie möchte sich der Mitarbeiter entwickeln? – Das sind zentrale Fragen, die im Rahmen des Gespräches angesprochen werden sollten. Der Zeitpunkt für dieses Gespräches kann zu Ende oder zu Beginn des Geschäftsjahres oder Projekten sinnvoll sein. Den optimalen Zeitpunkt gibt es nicht, da keine Unternehmensstruktur einer anderen ähnelt. Sie, als Führungskraft, können den Zeitpunkt gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern bestimmen und flexibel steuern.

Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen in agilen Unternehmen– So klappt es mit der Vorbereitung

Je agiler Unternehmensstrukturen von Organisationen sind, desto flexibler sollte die Umsetzung von Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen sein. Das klassische Gespräch einmal pro Jahr wird der permanenten Weiterentwicklung von Projekten und Themen oft nicht mehr gerecht. Einmal festgelegte Ziele sind nach einem Jahr schon nicht mehr relevant, da sich das jeweilige Projekt in eine andere Richtung entwickelt hat. Egal ob agil oder traditionell, diese 5 Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen.  

1.    Ohne Vorbereitung geht es nicht – leider!
Mitarbeiter und Führungskräfte müssen sich ihre individuellen Ziele für das Gespräch im Vorfeld überlegen und während des Gespräches schauen wie die Standpunkte zusammengebracht werden. Eine Software für Zielvereinbarungen kann hilfreich sein die Vorbereitung für die Gespräche strukturiert umzusetzen.   

2.    Timing
Planen Sie ausreichend Zeit für die Vorbereitung ein. Sie, als Führungskraft, aber auch der Mitarbeiter benötigen Zeit das Gespräch vorzubereiten. Unter Umständen muss noch ein 360-Grad-Feedback von Kollegen, Projektmitgliedern und anderen Führungskräften eingeholt werden. Hierfür sollte auch noch ausreichend Zeit eingeplant werden.  

3.    Rahmenbedingungen im Vorfeld abstimmen
Die Dauer, der Ablauf und die zu besprechendenThemen sollten Sie im Vorfeld klar kommunizieren. Sie stellen dadurch sicher, dass der inhaltliche Rahmen für das Gespräch gesetzt ist und sie inhaltlich nicht abschweifen. Die durchschnittliche Dauer eines Mitarbeitergesprächs dauert 1-2 Stunden.  

4.    Atmosphäre
Als Führungskraft sollten sie eine angenehme Atmosphäre für das Gespräch schaffen. Wenn möglich suchen Sie einen Ort, an dem Sie nicht gestört werden. Für sensible Themen benötigen Sie und auch der Mitarbeiter Ruhe und Sicherheit. Der Schreibtisch der Führungskraft oder des Mitarbeiters ist der empfehlenswerte Ort.    

5.    Flexibilität
Haben Sie während des Gesprächs das Gefühl nicht zu dem Mitarbeiter oder den Themen durchdringen zu können, macht es unter Umständen Sinn das Gespräch zu verschieben.

Zielvereinbarung – So definieren Sie persönliche Ziele

Die meisten Zielvereinbarungen basieren auf dem Prinzip „Management by Objectives“. Das bedeutet das Führen durch Ziele. Dank vorab definierter Ziele, soll der Mitarbeiter motiviert werden seine Ressourcen bewusst auf bestimmte Projekte und Ressourcen ein zu setzen. Vermieden werden soll durch die Zieldefinition zu extreme Fokussierung auf nicht in der Zielvereinbarung festgelegte Projekte. Im besten Fall erreichen Unternehmen durch Zielvereinbarungen, dass sich ihre Mitarbeiter noch stärker für das Unternehmen begeistern. Häufig sind die Zielvereinbarungen an variableGehaltsanteile geknüpft. Wenn dem so ist, ist es für Mitarbeiter undFührungskräfte gleichermaßen wichtig, die Ziele möglichst individuell zu definieren. Als Vorbereitung für das Zielvereinbarungsgespräch sollten beide Parteien überlegen: welche individuellen und persönlichen Ziele möchte ich im kommenden Geschäftsjahr/Projektzeitraum umsetzen. Grundsätzlich wird in der Zielvereinbarung zwischen individuellen Zielen und Entwicklungszielen unterschieden.

Zielvereinbarung-Individuelle Ziele

Individuelle Ziele leiten sich aus den Unternehmens zielen ab. Dementsprechend ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter zu jeder Zeit über die Unternehmensziele informiert sind. Kennen alle Mitarbeiter die Unternehmensziele können sie auf Basis dessen Ideen für ihre individuellen Ziele mit in das Zielvereinbarungsgespräch bringen. Typische Unternehmensziele sind beispielsweise die Steigerung der Kundenzufriedenheit, daraus kann ich sich für einen Mitarbeiter im Kundenservice ein Individualziel so definieren: Optimieren Sie den Workflow im Bereich des Kundenmanagements, so dass Kundenanfragen schneller beantwortet werden können.

Zielvereinbarung – persönliche Entwicklungsziele

Neben den individuellen Zielen sollten in einer Zielvereinbarung auch ein bis zwei persönliche Entwicklungsziele enthalten sein. Bei der Festlegung der Entwicklungsziele sollte die Führungskraft beachten, dass jeder Mitarbeiter bestimmte Fähigkeiten und Qualifikationen mitbringt, die ganz individuell betrachtet werden sollte. Je nach Anstellungszeit und persönlicher Motivation schaffen Entwicklungsziele die Möglichkeit Mitarbeiter auf verschiedene Arten zu motivieren. Beispielsweise ist es für den einen Mitarbeiter interessanter eine Gehaltserhöhung zu bekommen, für einen anderen ist es interessanter neue Aufgabenbereiche und Projekte als Entwicklungsziel zu definieren.

Typische persönliche Entwicklungsziele im Rahmen der Zielvereinbarung

Qualifizierungsziele – sind für Mitarbeiter interessant, die auf neue Positionen entwickelt werden sollen. Beispielsweise für soll der Mitarbeiter die Leitung von Projekten übernehmen oder mittelfristig zum Teamleiter entwickelt werden.  

‍Bindungsziele –sind für Leistungsträger der Mitarbeiter interessant. Für den Unternehmenserfolg ist es essentiell diese Mitarbeiter so lange und motiviert im Unternehmen zu halten. Häufige Bindungsziele sind Besuche von Fachveranstaltungen oder mehrtägigen Kongressen.  

‍Veränderungsziele –werden gerne genutzt um bestimmte Fähigkeiten eines Mitarbeiters gezielt zu entwickeln. Veränderungsziele sind häufig weiche Ziele, die die Soft-Skills von Mitarbeitern optimieren. Typische Ziele in diesem Bereich sind die Trainings für Halten von Präsentationen oder Kommunikationstrainings, um überzeugender mit Kunden kommunizieren zu können.  

Zielvereinbarungen mit der smarti-Formel

Die smarti-Formel hilft bei der Formulierung von individuellen und persönlichen Entwicklungszielen. Jeder Buchstabe steht für ein Kriterium, dass bei der Festlegung von Zielvereinbarungen berücksichtigt werden sollte.  
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‍s pezifisch und s impel: Ziele sollten eindeutig definiertwerden und auch das gewünschte Ergebnis sollte festgelegt werden.  

‍m essbar: Quantitative Ziele sind meist schnell festgelegt. Auch bei qualitativen Zielen sollten mögliche Werte festgehalten werden um für die Auswertung eindeutige Aussagen zu definieren.  

‍a ktiv beeinflussbar: Alle Ziele sollen motivierend und durch den Mitarbeiter zu erreichen sein.
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r ealisitisch: Definieren Sie anspruchsvolle Ziele, die realistisch zu erreichen sind. Dabei sollten Sie auch die organisatorischen Rahmenbedingungen beachten.

t erminiert: Der Zeithorizont sollte im Rahmen der Zielvereinbarung festgelegt sein. Hier bietet sich beispielsweise das Geschäftsjahr oder das Geschäftshalbjahr an.

i ntegriert: Individuelle Ziele sollten im besten Fall den Unternehmenszielen zuarbeiten. So unterstützen die Mitarbeiter den Unternehmenserfolg mittelfristig und langfristig.

Grundlage für Zielvereinbarungen- Die Unternehmensziele

Zielvereinbarungen sind meist unmittelbar an die Unternehmensziele geknüpft. Somit sind alle Mitarbeiter und Führungskräfte durch individuelle Zielvereinbarungen an der Erreichung der Unternehmensziele beteiligt. Unternehmensziele sind alle Ziele, die Grundlage für das gesamte unternehmerische Handeln. Durch die Unternehmensziele sollen die wirtschaftlichen Entscheidungen erreicht werden und der unternehmerische Erfolg kurz-, mittel- und langfristig gesichert werden. Unternehmensziele sind immer auch von äußeren Faktoren am Markt abhängig. Die Funktionen von Unternehmenszielen sind immer vielfältig und nicht immer rein monetär. So kann die Unternehmensphilosophie ein Ziel sein, durch das sich Mitarbeiter besser mit dem Unternehmen definieren können. Durch das Herunterbrechen auf verschiedene Ebenen, können individuelleZielvereinbarungen für Mitarbeiter und Führungskräfte definiert werden.

Unternehmensziele sinnvoll für Zielvereinbarungen nutzen

Unternehmensziele sind für alle Bereiche des Unternehmensfestgelegt, angefangen bei der allgemeinen Umsatzentwicklung des Unternehmens, definiert durch Umsatzziele. Weiter über Ziele aus den Personal- und Marketingbereichen. Im Personalbereich ist die Qualifizierung von Mitarbeitern eine interessante Kennzahl. Im Marketingbereich hingegen steht beispielsweise der Ausbau von Marktanteilen im Fokus. Im Bereich Entwicklung kann ein Unternehmensziel „neue Produkte auf den Markt bringen“ bedeuten. Im Bereich Organisation können Unternehmensziele durch die Einführung von neuen Workflows und IT-Systemen definiert werden. 

Als Führungskraft haben sie die Aufgabe vorgegebene Unternehmensziele in individuelle Ziele für ihre Mitarbeiter runter zu brechen. Stellen Sie sicher, dass sie die aktuellen Unternehmensziele kennen und soweit möglich immer auf dem neusten Stand der Informationen aus dem C-Level sind. Informieren sie ihre Mitarbeiter zeitnah über Veränderungen der Unternehmensziele. Alle Mitarbeiter sollten wissen wofür sie arbeiten, woran sie gemessen werden und warum es sich lohnt den bestmöglichen Einsatz für das Unternehmen zu zeigen. So stellen sie sicher, dass die vereinbarten Zielvereinbarungen wirklich die Motivation der Mitarbeiter steigern.

Was sind quantitative und was sind qualitative Ziele?

Quantitative Ziele sind eindeutig in Zahlen messbar. Im Gegensatz zu qualitativen Zielen, die messbar gemacht werden müssen. Das ist nicht immer intuitiv, aber möglich. Die folgenden Beispiele zeigen wie sie Ziele für die Zielvereinbarung definieren können. 

‍Beispiele für Quantitative Ziele:
‍Unternehmensziel Umsatz
‍> Steigerung des Umsatzes um 3% innerhalb des nächsten Geschäftsjahres

Unternehmensziel Budget
> Das Marketing Budget von 1 Mio. darf nicht überschritten werden
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Beispiele für Qualitative Ziele:
‍Unternehmensziel: Kundenzufriedenheit steigern
‍> Vertriebsmitarbeiter besuchen ihre Kunden innerhalb des Geschäftsjahres 3x anstatt nur 1x.
> Zukünftig werden alle Kundenanfragen im Servicebereich innerhalb 1 Tages, anstatt 3 beantwortet.

Unternehmensziel: Brand Awearness steigern
‍> Welche Social-Media-Kanäle sollten verwendet werden um das Ziel zu erreichen. Welche Messen und Events sollten besucht werden, damit das Ziel erreicht wird.

Tipp: Bei qualitativen Zielen ist es auch häufig hilfreich sich zu überlegen, was nicht mehr vorkommen darf, um das Ziel nachhaltig zu erreichen.

Wie können Ergebnis-und Prozessziele definiert werden?

Ergebnisziele stehen im direkten Bezug zu Ergebnissen, die vom Unternehmen angestrebt werden. Ergebnisziele sind häufig langfristig geplant und die Unternehmensführung hat keine absolute Kontrolle darüber, ob diese Ziele erreicht werden können. Prozessziele im Gegensatz dazu, sind meist kurzfristiger ausgerichtet und können von den Mitarbeitern meist ohne großen Aufwand erledigen werden.
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Beispiele für Ergebnisziele
‍Ergebnisziel: Umsatz
‍Der Umsatz soll im nächsten Geschäftsjahr um x Prozent steigen.

Ergebnisziel: Marktanteil
‍Bis zum Ende des nächsten Geschäftsjahrs soll derMarktanteil auf x % gesteigert werden.  

Beispiele fürProzessziele:
‍Prozessziele: Umsatz
‍Jede Woche sollen x Angebote verschickt werden. Der Außendienst soll jeden Monat x Kunden besuchen. 

‍Prozessziele: Marktanteil
‍Im ersten Quartal soll eine Marketingkampagne zum Thema XYZ gefahren werden. Die USPs unseres Produkts gegenüber der Konkurrenz sollen bis Ende KW 25 deutlicher herausgearbeitet werden.  

Eine Kombination von Ergebnis- und Prozesszielen hat sich der unternehmerischen Praxis als besonders erfolgreich herausgestellt. Prozessziele helfen dabei die langfristigen Ergebnisziele in kleinere Abschnitte zu unterteilen. So helfen die Prozessziele dabei die größeren Ergebnisziele nicht aus den Augen zu verlieren.