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1.9.2020

Arten von Mitarbeitergesprächen

Juliane Bürkle

Chief Product Officer

Gute Kommunikation ist im Berufsleben alles. Weil sich nicht über alles zwischen Tür und Angel sprechen lässt, ist das Mitarbeitergespräch das wichtigste Führungsinstrument. Erfahren Sie hier, welche verschiedenen Arten von Mitarbeitergesprächen es gibt und wie Führungskräfte und Personaler sie sinnvoll nutzen.

Jahresmitarbeitergespräche sind heute in erfolgreichen Unternehmen fest verankert. Sie haben die vereinbarten Ziele, die Einschätzung der Leistungen der Mitarbeiter und deren weitere berufliche Entwicklung zum Inhalt. Wir unterscheiden in der Personalführung zwischen zwei Arten von Mitarbeitergesprächen: anlassbezogene und institutionalisierte Gespräche.

[#anchor1]Anlassbezogene Mitarbeitergespräche:[#anchor1]

Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte können ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch einberufen. Wie der Name sagt, geht es hierbei um ein aktuelles Ereignis, zum Beispiel:

  • Veränderungen der Arbeitsgrundlage
  • Konflikte der Angestellten untereinander
  • Arbeitsunfälle
  • Gute oder schlechte Leistung des Mitarbeiters
  • Längerfristiger Ausfall eines Angestellten / Arbeitsunfähigkeit

[#anchor2]Institutionalisierte Mitarbeitergespräche:[#anchor2]

Institutionalisierte Personalgespräche finden in einem regelmäßigen Turnus statt. Es geht in der Regel um die Betrachtung eines zurückliegenden Zeitraums (z. B. ein halbes Jahr, ein Geschäftsjahr oder die Probezeit). Da sie meist aufgrund einer betrieblichen Regelung stattfinden, empfiehlt sich die Nutzung eines einheitlichen Leitfadens. Inhalt dieser regelmäßigen Mitarbeitergespräche sind unter anderem:

  • Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Karrierechancen und -planung
  • Leistungsbeurteilung
  • Feedback
  • Aufgreifen von Ideen und Kritik.

[#anchor3]Mitarbeitergespräch in der Probezeit[#anchor3]

Das Probezeitgespräch spielt für Ihre Angestellten eine besondere Rolle. Schließlich geht es um das Fortbestehen der Zusammenarbeit. Im Mitarbeitergespräch am Ende der Probezeit wird besprochen, ob das Arbeitsverhältnis bis dahin für beide Seiten zufriedenstellend war. Ganz wichtig: Das Probezeitgespräch darf nicht die erste Gelegenheit für Feedback zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sein. Gerade zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses ist kontinuierliches, offenes und anlassbezogenes Feedback Gold wert.

[#anchor4]Typische Fragen für das Probezeitgespräch:[#anchor4]

Das Gespräch zum Ende der Probezeit verläuft je nach Unternehmen sehr unterschiedlich. Einige Fragen gehören hinein.

  • Haben Sie sich gut eingelebt?
  • Wie empfanden Sie das Onboarding / die Einarbeitung? Gibt es etwas zu verbessern?
  • Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team / Bereich / im Unternehmen? Gibt es nennenswerte Schwierigkeiten?
  • Fühlen Sie sich wohl im Unternehmen? Was unterstütz dies?
  • Entsprechen die Arbeit und das Unternehmen den Vorstellungen, die Sie zu Beginn hatten? Wo gibt es Abweichungen?
  • Stimmen Ihre Aufgaben und Kompetenzen mit der Stellenbeschreibung überein? Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
  • Wollen Sie das Arbeitsverhältnis weiterführen? Wenn ja: Welche Möglichkeiten sehen Sie, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln?

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[#anchor5]Mitarbeitergespräch zum Jahresende[#anchor5]

Das Gespräch muss nicht zwingend zum Jahresende stattfinden. Oft sind Mitarbeitergespräche an ein Geschäftsjahr gekoppelt oder sie finden sogar immer nach 3 Monaten statt. Sie lassen sich entsprechend der Zielsetzung und der zugrunde liegenden Gesprächsanlässe in drei Gesprächstypen unterteilen:

  • Zielvereinbarungsgespräch,
  • Beurteilungsgespräch,
  • Fördergespräch.

Die Grenzen zwischen den einzelnen Gesprächstypen sind fließend. Deshalb werden mit dem Jahresmitarbeitergespräch häufig verschiedene Gesprächsanlässe zusammengefasst. Es ist von Vorteil, wenn alle drei Gesprächstypen als eigenständige Führungsinstrumente im Unternehmen verankert sind. Der häufigere Austausch verbessert das Vertrauensverhältnis und wirkt sich positiv auf das Betriebsklima aus.

[#anchor6]Das Zielvereinbarungsgespräch[#anchor6]

Das Zielvereinbarungsgespräch basiert auf dem Ansatz „Management by Objectives“ (MbO). Führung erfolgt dabei durch verbindliche Zielsetzungen. Führungskraft und Mitarbeiter stimmen unterschiedliche Arten von Zielen im Dialog ab. Hierzu gehören Ziele des einzelnen Mitarbeiters ebenso wie Ziele auf Team-, Bereichs-, und ggfls. Unternehmensebene. Das Zielvereinbarungsgespräch dient dazu

  • Verantwortung zu delegieren,
  • Gestaltungsspielräume zu nutzen und
  • Leistung anzuerkennen.

In der Regel besprechen der Vorgesetzte und der Mitarbeiter im ersten Schritt die Zielerreichung der vorangegangenen Periode und diskutieren die Ursachen von Abweichungen. Im Hinblick auf die bevorstehende Periode vereinbaren der Vorgesetzte und der Mitarbeiter im zweiten Schritt berufliche Arbeitsziele und persönliche Entwicklungsziele auf der Grundlage der übergeordneten Unternehmens- und Abteilungsziele. Das Gesprächsergebnis wird dokumentiert und von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet. Eine Kopie erhält der Mitarbeiter, eine weitere Kopie geht - bei identifiziertem Entwicklungsbedarf - an die Personalabteilung.

[#anchor7]Das Beurteilungsgespräch[#anchor7]

Das Beurteilungsgespräch wird klassischerweise einmal im Jahr durchgeführt. In vielen Unternehmen dient es als Basis für Gehaltsverhandlungen. Das Gespräch beginnt mit einem Rückblick auf die vorangegangene Periode und wendet sich gegen Ende der Zukunft zu. Mitarbeiter müssen nachvollziehen, warum die Führungskraft bestimmte Leistungen und Verhaltensweisen als Stärke oder Schwäche bewertet. Nur so steigert das Gespräch die Leistung.

Das Beurteilungsgespräch stellt hohe Anforderungen an die Beteiligten: Unterschiedliche Sichtweisen prallen aufeinander und die Beteiligten müssen bereit sein, ihre Einschätzung zu korrigieren. Nur wenn diese Bereitschaft vorhanden ist, profitiert die Zusammenarbeit.

Inhaltlich hat das Beurteilungsgespräch viel mit dem Feedbackgespräch gemeinsam. In beiden Fällen geht es darum, gute Leistungen anzuerkennen und schlechte Leistungen zu verbessern. Ein wichtiger Unterschied zwischen beiden Gesprächen liegt in der umfassenderen Bedeutung des Beurteilungsgesprächs. Während es sich beim Feedbackgespräch um eine Momentaufnahme handelt, entfaltet das Beurteilungsgespräch weitreichende Konsequenzen:

  • Das Gesprächsergebnis geht in die Personalakte ein.
  • Es wird in vielen Unternehmen für weiterführende Entscheidungen wie Versetzungen, Beförderungen und Gehaltserhöhungen herangezogen.
  • Es prägt die Sichtweise des Vorgesetzten gegenüber dem Mitarbeiter.

[#anchor8]Das Fördergespräch[#anchor8]

Das Fördergespräch ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterförderung. Es wird vor allen mit den Mitarbeitern geführt, die über das Potenzial für die weitere berufliche Laufbahn verfügen. In vielen Unternehmen und im öffentlichen Dienst wird das Fördergespräch daher auch als Mitarbeiterentwicklungsgespräch oder Entwicklungsgespräch bezeichnet.

Mitarbeiter haben im Rahmen des Fördergespräches die Gelegenheit, ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen hinsichtlich ihrer beruflichen Entwicklung zu äußern. Die Führungskraft informiert ihrerseits über Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen. Regelmäßige Fördergespräche dienen dazu, das Potenzial eines Mitarbeiters im Unternehmen optimal zu entfalten.

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Juliane Bürkle

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