Mitarbeitergespräche vorbereiten - so geht's

Mitarbeitergespräche verursachen so manchem Mitarbeiter Bauchschmerzen. Aber auch der ein oder andere Vorgesetzte nimmt Mitarbeitergespräche als zeitlich intensiv und lästig wahr. Dabei erfordern Mitarbeitergespräche nur eine gründliche Vorbereitung, dann kann (eigentlich) nichts mehr schief gehen!

Denn eine angemessene Vorbereitung stellt sicher, dass

• die Gesprächsdauer eingehalten wird,
• die Gespräche sich auf professioneller und nicht persönlicher Ebene abspielen sowie
• die Gesprächsziele erreicht werden.

In Mitarbeitergesprächen werden hauptsächlich drei Themenbereiche angesprochen:

• die Leistung,
• die Zusammenarbeit und
• die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters.

Es ist aber sinnvoll, Mitarbeitergespräche in zwei Teile aufzuteilen,

1.) in die Rückschau, d.h. das Beurteilungsgespräch eine Mitarbeiters und

2.) in den Ausblick, d.h. die Entwicklungsperspektive eines Mitarbeiters.

‍
Mitarbeitergespräche vorbereiten: Rückschau

In der Regel werden Mitarbeitergespräche, die der Rückschau dienen, am Ende des Geschäftsjahres geführt. Im Mittelpunkt steht die Leistungsbeurteilung und das Verhalten des Mitarbeiters. D.h. Fragen wie: Hat der Mitarbeiter seine Ziele erreicht? Wo steht der Mitarbeiter? Was lief gut und was könnte besser laufen?

Grundsätzlich gilt: sowohl positives als auch negatives Feedback sollte für den Mitarbeiter keine Überraschung sein – sprich mit Lob und Kritik nicht bis zum Mitarbeitergespräch warten, sondern zeitnah geben!

Mitarbeitergespräche vorbereiten: Ausblick

Bei Mitarbeitergesprächen die dem Ausblick dienen, stehen dagegen die Ziele und die Entwicklung des Unternehmens sowie die erwarteten Leistungen und die Entwicklung des Mitarbeiters im Mittelpunkt. Ein Ausblick-Gespräch kann auch zu einem anderen Zeitpunkt Sinn machen, wie z.B. am Anfang eines Geschäftsjahres oder Projektes, oder spezielle Entwicklungsgespräche auch unterjährig. Bei Entwicklungsgesprächen sind die zentralen Fragen: Wo geht es für den Mitarbeiter hin? Wie möchte der Mitarbeiter sich weiterentwickeln?

Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen in agilen Unternehmen

In agilen Unternehmen macht es außerdem Sinn, im Laufe des Jahres noch weitere Gespräche zu führen und gegebenenfalls die Zielvereinbarungen entsprechend anzupassen. Je nach Art des Gesprächs ist eine unterschiedliche Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs erforderlich. Es gibt jedoch ein paar Tipps, die bei der Vorbereitung aller Arten von Mitarbeitergesprächen hilfreich sind.

5 Tipps zur erfolgreichen Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

1) Unvorbereitet sein kann nur schief gehen: Egal ob Mitarbeiter oder Vorgesetzter, das Gespräch muss gründlich vorbereitet werden. Am besten schriftlich, damit stellt man sicher, dass alle wichtigen Punkte auch wirklich abgehandelt werden. Insbesondere der Vorgesetzte sollte sich im Vorfeld auch grundlegend Gedanken über eine Gesprächsstruktur machen. Natürlich ist eine Software ebenfalls eine praktische Unterstützung bei der Vorbereitung.

2) Organisation ist Alles: Der Termin für das Mitarbeitergespräch muss frühzeitig festgelegt werden. Nur so haben alle Beteiligten die Möglichkeit sich auch gründlich vorzubereiten. Wenn gewünscht, kann auch eine 360-Grad-Beurteilung eingeholt werden, die insbesondere bei der Rückschau wichtig ist.

3) Bei der Sache bleiben: Ungefähre Dauer und Inhalt des Gesprächs sollte vorher klar kommuniziert werden. Damit ist auch sichergestellt, dass während des Gesprächs nicht abgeschweift wird. Zeithorizont für Mitarbeitergespräche sind ein bis zwei Stunden.

4) Die richtige Atmosphäre hilft: Eine angenehme Atmosphäre ist wichtig für erfolgreiche Mitarbeitergespräche. Deswegen muss im Vorfeld geklärt werden, wo das Gespräch ohne Störungen stattfindet. Wie man sich schon denken kann, ist der Schreibtisch des Vorgesetzten nicht unbedingt passend.

5) Flexibilität ist ein Muss: Wenn sich einer der Beteiligten unter Zeitdruck fühlt oder das Gefühl hat sich nicht richtig auf das Gespräch einlassen zu können, wird das Mitarbeitergespräch in der Regel für beide Seiten nicht glücklich verlaufen. Hier sollte es möglich sein, das Mitarbeitergespräch zu verschieben.

‍