Der Hintergrund
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 entschieden, dass nun auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmenden zu erfassen ist. Nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).[1]
Hierbei nimmt das Bundesarbeitsgericht Bezug auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019, welches die Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie betraf (EuGH Rs. 55/18 CCOO). Der EuGH hatte beschlossen, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgebenden verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann.
Nach der BAG-Entscheidung ist das Urteil des EuGH aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes bereits heute von den Arbeitgebenden in Deutschland zu beachten.
Durch den Referentenentwurf: „Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 gibt es nun weitere Vorschläge zum exakten Inhalt und Form der Arbeitszeitdokumentation. Das finale «Wie» der Auszeichnungspflicht wird aktuell allerdings noch regierungsintern beraten. Das Gesetz wird voraussichtlich im Jahr 2024 kommen.
Der Entwurf schlägt Folgendes vor: Die Arbeitszeiten sollen exakt, täglich und elektronisch erfasst werden, wobei es auch Ausnahmen in bestimmten Fällen geben wird (z.B. Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden).
Was sind die Anforderungen an ein digitales Zeiterfassungssystem?
Die digitale Zeiterfassung bringt eine Reihe von Anforderungen an ein System mit sich, die der aktuelle Gesetzesentwurf vorsieht, wie z.B.
– Präzise Erfassung der Arbeitszeiten unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle: Anfang, Ende, Dauer inklusive Pausenzeiten und Überstunden sollten elektronisch und grundsätzlich am selben Tag erfasst werden. Es sollten zudem unterschiedliche Arbeitszeitmodelle abgebildet werden können.
– Verlässlichkeit und Sicherheit: Die Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeiten sollte gegen Manipulation geschützt sein.
– Mobile Zugriffsmöglichkeiten: In Anbetracht der wachsenden Flexibilität in der modernen Arbeitswelt sollte das Zeiterfassungssystem die mobile Erfassung von Arbeitszeiten ermöglichen, unabhängig davon, ob sich der Mitarbeitende im Büro, im Home- oder Mobile-Office befindet.
– Rechtliche Konformität: Das digitale Zeiterfassungssystem muss die arbeitsrechtlichen Vorgaben erfüllen.
– Einhaltung des Datenschutzes: Sicherstellung, dass alle personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO, verarbeitet werden.
Zudem sollten ebenfalls folgende Anforderungen erfüllt sein:
– Integration und Flexibilität: Das Zeiterfassungssystem sollte eine reibungslose Integration in bestehende HR- und IT-Infrastrukturen ermöglichen und sich problemlos bei internen oder externen Veränderungen anpassen lassen.
– Hohe Benutzerfreundlichkeit: Das digitale Zeiterfassungssystem sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Administratoren leicht zugänglich ist, um die Akzeptanz für ein solches System zu erhöhen.
Die aufgelisteten Anforderungen können sich je nach Unternehmen, Branche und Arbeitskultur unterscheiden. Aus diesem Grund ist es wichtig, vorab den Bedarf und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an ein digitales Zeiterfassungssystem zu prüfen.
Welche Optionen stehen Unternehmen im Kontext der digitalen Zeiterfassung zur Verfügung?
Unternehmen verfügen über vielfältige digitale Erfassungsoptionen für die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, darunter beispielsweise folgende Methoden und Technologien:
– App & Browser: Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten einfach digital und standortunabhängig mittels App oder Computer erfassen.
– Badge/Chip/Smartphone: Automatisierte Erfassung der An- und Abwesenheit sowie weiterer arbeitszeitrelevanter Daten erfolgt durch das Auslesen eines NFC / RFID tauglichen Gerätes / Tags
– Biometrische Gesichtserkennung: Anhand eindeutiger Gesichtsmerkmale können die Mitarbeitenden erkannt und somit ihre Arbeitszeit erfasst werden.
Häufig kombinieren Unternehmen diverse Technologien, um die Zeiterfassung für ihre Mitarbeitenden präzise, intuitiv und flexibel zu gestalten. Bei der Auswahl des passenden Systems sollten Aspekte wie Genauigkeit, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, gesetzliche Vorgaben und Datenschutz durch den Arbeitgebenden berücksichtigt werden.
Welche Vorteile bietet die Investition eines Unternehmens in digitale Zeiterfassungssysteme?
Mit der digitalen Zeiterfassung kann der Arbeitgebende die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Darüber hinaus bringt sie zahlreiche Vorteile für Unternehmen, indem sie die Automatisierung der Arbeitszeitverwaltung ermöglicht, manuelle Aufgaben reduziert und somit die Effizienz steigert. Zugleich gewährleisten digitale Zeiterfassungssysteme eine präzise und zuverlässige Zeiterfassung und bieten Unternehmen die Flexibilität, die Zeiterfassung an verschiedene Arbeitszeitmodelle anzupassen. Durch die nahtlose Integration in bestehende HR- und IT-Systeme ermöglicht die digitale Zeiterfassung relevante Auswertungen, kann eine effiziente Personaleinsatzplanung sicherstellen sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeitenden gewährleisten.
Fazit
Digitale Zeiterfassung wird zukünftig eines der Top Themen für Unternehmen und speziell für Human Resources sein, da traditionelle Zeiterfassungsmethoden bald obsolet sein werden. Der Boom der mobilen Zeiterfassungs-Apps, das zunehmende Angebot von innovativen Technologien, die steigende Beliebtheit von Cloud-basierten Lösungen und die Integration von Zeiterfassungssystemen in bestehende HR-Systeme signalisieren eine klare Richtung.
Wenn Sie noch nicht über digitale Zeiterfassungssysteme nachgedacht haben, ist jetzt die Zeit, dies zu tun. Wir beraten Sie gerne. Kontaktieren Sie uns unter: marketing@umantis.com
Alexandra Heubuch
Lead of Business Intelligence & Research
