Arten von Mitarbeitergesprächen

Eine gelungene Kommunikation auf Augenhöhe ist im Berufsleben der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Weil sich nicht über alles zwischen Tür und Angel sprechen lässt, ist das Mitarbeitergespräch ein sehr wichtiges Führungsinstrument. Erfahren Sie hier, welche verschiedenen Arten von Mitarbeitergesprächen es gibt und wie Führungskräfte und Personaler diese sinnvoll nutzen.

Jahresmitarbeitergespräche sind heute in erfolgreichen Unternehmen fest verankert. Sie haben die vereinbarten Ziele, die Einschätzung der Leistungen der Mitarbeitenden und deren weitere berufliche Entwicklung zum Inhalt. Wir unterscheiden in der Personalführung zwischen zwei Arten von Mitarbeitergesprächen: anlassbezogene und institutionalisierte Gespräche.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte:r können ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch einberufen. Wie der Name schon sagt, geht es hierbei um ein aktuelles Ereignis wie beispielsweise:

• Veränderungen der Arbeitsgrundlage
• Konflikte der Angestellten untereinander
• Arbeitsunfälle
• Gute oder schlechte Leistung des Mitarbeitenden
• Längerfristiger Ausfall und Arbeitsunfähigkeit

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche

Institutionalisierte Personalgespräche finden in einem regelmässigen Turnus statt. Es geht in der Regel um die Betrachtung eines zurückliegenden Zeitraums (z. B. ein halbes Jahr, ein Geschäftsjahr oder die Probezeit). Da sie meist aufgrund einer betrieblichen Regelung stattfinden, empfiehlt sich die Nutzung eines einheitlichen Leitfadens. Inhalt dieser regelmässigen Mitarbeitergespräche sind unter anderem:

• Personalentwicklungsmassnahmen
• Karrierechancen und -planung
• Leistungsbeurteilung
• Feedback
• Aufgreifen von Ideen und Kritik

Mitarbeitergespräch in der Probezeit

Das Probezeitgespräch spielt für Ihre Angestellten eine besondere Rolle. Schliesslich geht es um das Fortbestehen der Zusammenarbeit. Im Mitarbeitergespräch am Ende der Probezeit wird besprochen, ob das Arbeitsverhältnis bis dahin für beide Seiten zufriedenstellend war. Ganz wichtig: Das Probezeitgespräch darf nicht die erste Gelegenheit für ein Feedback zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft sein. Gerade zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses ist kontinuierliches, offenes und anlassbezogenes Feedback Gold wert.

Typische Fragen für das Probezeitgespräch

Das Gespräch zum Ende der Probezeit verläuft je nach Unternehmen sehr unterschiedlich. Einige Fragen können sein:

• Haben Sie sich gut eingelebt?
• Wie empfanden Sie das Onboarding / die Einarbeitung? Gibt es etwas zu verbessern?
• Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team / Bereich / im Unternehmen? Gibt es nennenswerte Schwierigkeiten?
• Fühlen Sie sich wohl im Unternehmen? Was unterstützt dies?
• Entsprechen die Arbeit und das Unternehmen den Vorstellungen, die Sie zu Beginn hatten? Wo gibt es Abweichungen?
• Stimmen Ihre Aufgaben und Kompetenzen mit der Stellenbeschreibung überein? Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
• Wollen Sie das Arbeitsverhältnis weiterführen? Wenn ja: Welche Möglichkeiten sehen Sie, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln?

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Mitarbeitergespräch zum Jahresende

Das Gespräch muss nicht zwingend zum Jahresende stattfinden. Oft sind Mitarbeitergespräche an ein Geschäftsjahr gekoppelt oder sie finden sogar immer nach 3 Monaten statt. Sie lassen sich entsprechend der Zielsetzung und der zugrunde liegenden Gesprächsanlässe in drei Gesprächstypen unterteilen:

• Zielvereinbarungsgespräch
• Beurteilungsgespräch
• Fördergespräch

Die Grenzen zwischen den einzelnen Gesprächstypen sind fliessend. Deshalb werden mit dem Jahresmitarbeitergespräch häufig verschiedene Gesprächsanlässe zusammengefasst. Es ist von Vorteil, wenn alle drei Gesprächstypen als eigenständige Führungsinstrumente im Unternehmen verankert sind. Der häufigere Austausch verbessert das Vertrauensverhältnis und wirkt sich positiv auf das Betriebsklima aus.

Das Zielvereinbarungsgespräch

Das Zielvereinbarungsgespräch basiert auf dem Ansatz „Management by Objectives“ (MbO). Führung erfolgt dabei durch verbindliche Zielsetzungen. Führungskraft und Mitarbeitende stimmen unterschiedliche Arten von Zielen im Dialog ab. Hierzu gehören Ziele des einzelnen Mitarbeitenden ebenso wie Ziele auf Team-, Bereichs-, und Unternehmensebene. Das Zielvereinbarungsgespräch dient dazu,

• Verantwortung zu delegieren,
• Gestaltungsspielräume zu nutzen und
• Leistung anzuerkennen.

In der Regel besprechen der oder die Vorgesetzte und der Mitarbeitende im ersten Schritt die Zielerreichung der vorangegangenen Periode und diskutieren die Ursachen von Abweichungen. Im Hinblick auf die bevorstehende Periode vereinbaren sie im zweiten Schritt berufliche Arbeitsziele und persönliche Entwicklungsziele auf der Grundlage der übergeordneten Unternehmens- und Abteilungsziele. Das Gesprächsergebnis wird dokumentiert und von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet. Eine Kopie erhält der Mitarbeitende, eine weitere Kopie geht – bei identifiziertem Entwicklungsbedarf – an die Personalabteilung.

Das Beurteilungsgespräch

Das Beurteilungsgespräch wird klassischerweise einmal im Jahr durchgeführt. In vielen Unternehmen dient es als Basis für Gehaltsverhandlungen. Das Gespräch beginnt mit einem Rückblick auf die vorangegangene Periode und wendet sich gegen Ende der Zukunft zu. Mitarbeitende müssen nachvollziehen können, warum die Führungskraft bestimmte Leistungen und Verhaltensweisen als Stärke oder Schwäche bewertet. Nur so steigert das Gespräch die Leistung.

Das Beurteilungsgespräch stellt hohe Anforderungen an die Beteiligten: Unterschiedliche Sichtweisen prallen aufeinander und die Beteiligten müssen bereit sein, ihre Einschätzung zu korrigieren. Nur wenn diese Bereitschaft vorhanden ist, profitiert die Zusammenarbeit.

Inhaltlich hat das Beurteilungsgespräch viel mit dem Feedbackgespräch gemeinsam. In beiden Fällen geht es darum, gute Leistungen anzuerkennen und schlechte Leistungen zu verbessern. Ein wichtiger Unterschied zwischen beiden Gesprächen liegt in der umfassenderen Bedeutung des Beurteilungsgesprächs. Während es sich beim Feedbackgespräch um eine Momentaufnahme handelt, entfaltet das Beurteilungsgespräch weitreichende Konsequenzen:

• Das Gesprächsergebnis geht in die Personalakte ein,
• es wird in vielen Unternehmen für weiterführende Entscheidungen wie Versetzungen, Beförderungen und Gehaltserhöhungen herangezogen und
• es prägt die Sichtweise des/der Vorgesetzten gegenüber dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin.

Das Fördergespräch

Das Fördergespräch ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterförderung. Es wird vor allen mit den Mitarbeitenden geführt, die über das Potenzial für die weitere berufliche Laufbahn verfügen. In vielen Unternehmen und im öffentlichen Dienst wird das Fördergespräch daher auch als Mitarbeiterentwicklungsgespräch oder Entwicklungsgespräch bezeichnet.

Mitarbeitende haben im Rahmen des Fördergespräches die Gelegenheit, ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen hinsichtlich ihrer beruflichen Entwicklung zu äussern. Die Führungskraft informiert ihrerseits über Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen. Regelmässige Fördergespräche dienen dazu, das Potenzial von Angestellten im Unternehmen optimal zu entfalten.