Mitarbeitergespräche vorbereiten

Mitarbeitergespräche verursachen bei so manchem Angestellten Bauchschmerzen. Aber auch der ein oder andere Vorgesetzte nimmt die regelmäßigen Feedbackgespräche als zeitintensiv und lästig wahr. Dabei erfordern Mitarbeitergespräche nur eine gründliche Vorbereitung, dann kann (eigentlich) nichts mehr schiefgehen!

In Mitarbeitergesprächen werden hauptsächlich drei Themenbereiche angesprochen: - die Leistung - die Zusammenarbeit - und diepersönliche Entwicklung des Mitarbeiters.

Es ist auf jeden Fall sinnvoll, Mitarbeitergespräche in zwei Teile aufzuteilen: Die Rückschau, das ist das eigentliche Beurteilungsgespräch und der Ausblick, d. h. das Gespräch über Entwicklungsperspektiven.

Mitarbeitergespräche vorbereiten: Rückschau

In der Regel werden Mitarbeitergespräche, die der Rückschau dienen, am Ende des Geschäftsjahres geführt. Im Mittelpunkt steht die Leistungsbeurteilung und das Verhalten des Mitarbeiters. Fragen, die besprochen werden, sind: Hat der Mitarbeiter seine Ziele erreicht? Wo steht der Mitarbeiter? Was lief gut und was könnte besser laufen? Hier finden Sie einige Beispiele für Beurteilungskriterien für das Mitarbeitergespräch.

Führungskräfte sollten sich als Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch das ganze Jahr über Notizen machen. Sonst passiert es leicht, dass beim Gespräch nur die Leistungen der letzten Wochen präsent sind, frühere besondere Leistungen des Mitarbeiters jedoch unter den Tisch fallen.

Auch Mitarbeiter sollten sich gezielt auf ein Feedback-Gespräch vorbereiten. Am besten geht das, indem sie vorab eine schriftliche Selbsteinschätzung erstellen. Diese muss enthalten:

  • Welche Erfolge wurden seit dem letzten Mitarbeitergespräch erzielt?
  • Wie steht es um die Erreichung vereinbarter Ziele?
  • Haben sich Aufgabenbereiche verschoben? Kamen neue Aufgaben hinzu oder wurden andere obsolet? Und möchte der Mitarbeiter etwas an seinem Aufgabenbereich ändern?
  • Wie wird die Zusammenarbeit mit dem Chef/Kollegen empfunden?

Im Idealfall erhalten Mitarbeiter und Vorgesetzter vorab einen Fragebogen, der diese wichtigen Punkte enthält. Die Selbsteinschätzung kann dann im Gespräch mit der Sicht der Führungskraft abgeglichen werden. Sicher wird es Übereinstimmungen, aber auch Abweichungen geben. Lassen sich diese Abweichungen nicht im Gespräch klären, sollte der Dissens schriftlich festgehalten werden. So können Sie vereinbaren, das Thema in Zukunft zu beobachten.

Grundsätzlich gilt: sowohl positives als auch negatives Feedback sollte für den Mitarbeiter keine Überraschung sein. Das heißt für die Führungskraft, sie sollte mit Lob und Kritik nicht bis zum Mitarbeitergespräch warten, sondern zeitnah Feedback geben!

Mitarbeitergespräche vorbereiten: Ausblick

Bei Mitarbeitergesprächen die dem Ausblick dienen, stehen dagegen die Ziele und die Entwicklung des Unternehmens sowie die erwarteten Leistungen und die Entwicklung des Mitarbeiters im Mittelpunkt.

Ein Ausblick-Gespräch kann auch zu einem anderen Zeitpunkt als das Rückschau-Gespräch sinnvoll sein. Z. B. am Anfang eines Geschäftsjahres oder Projekts. Spezielle Entwicklungsgespräche können natürlich auch unterjährig stattfinden, z. B. wenn sich Aufgabenbereiche verschoben haben. Bei Entwicklungsgesprächen sind die zentralen Fragen: Wo geht es für den Mitarbeiter hin? Wie möchte der Mitarbeiter sich weiterentwickeln?

Zur Vorbereitung sollten beide Seiten auch hier ihre Vorstellungen schriftlich formulieren. Der Mitarbeiter sollte sich fragen, ob er mit seiner bisherigen beruflichen Entwicklung zufrieden ist und ob es z. B. Weiterbildungsangebote gibt, die er gerne wahrnehmen möchte.

Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen in agilen Unternehmen

In agilen Unternehmen macht es außerdem Sinn, im Laufe des Jahres noch weitere Gespräche zu führen und gegebenenfalls die Zielvereinbarungen entsprechend anzupassen. Je nach Art des Gesprächs ist eine unterschiedliche Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs erforderlich. Es gibt jedoch ein paar Tipps, die bei der Vorbereitung aller Arten von Mitarbeitergesprächen hilfreich sind.

5 Tipps zur erfolgreichen Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

1) Unvorbereitet sein kann nur schiefgehen: Egal ob Mitarbeiter oder Vorgesetzter, das Gespräch muss gründlich vorbereitet werden. Am besten schriftlich. Damit stellt man sicher, dass alle wichtigen Punkte auch wirklich abgehandelt werden. Insbesondere der Vorgesetzte sollte sich im Vorfeld auch grundlegend Gedanken über eine Gesprächsstruktur machen. Eine geeignete Software kann eine praktische Unterstützung bei der Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen sein. Zum Beispiel können Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten damit den Stand der Zielerreichung transparent verfolgen.

2) Organisation ist Alles: Der Termin für das Mitarbeitergespräch muss frühzeitig festgelegt werden. Nur so haben alle Beteiligten die Möglichkeit sich auch gründlich vorzubereiten. Wenn gewünscht, kann auch eine 360-Grad-Beurteilung eingeholt werden, die insbesondere bei der Rückschau wichtig ist. Dabei wird der Mitarbeiter nicht nur von seinem Vorgesetzten beurteilt, sondern er gibt auch eine Selbsteinschätzung ab und erhält Feedback von weiteren Kollegen.

3) Bei der Sache bleiben: Ungefähre Dauer und Inhalt des Gesprächs sollten vorher klar kommuniziert werden. Damit ist auch sichergestellt, dass während des Gesprächs nicht abgeschweift wird. Der ideale Zeithorizont für Mitarbeitergespräche sind ein bis zwei Stunden.

4) Die richtige Atmosphäre hilft: Eine angenehme Atmosphäre ist wichtig für erfolgreiche Mitarbeitergespräche. Deswegen muss im Vorfeld geklärt werden, wo das Gespräch ohne Störungen stattfindet. Für manche Angestellten ist das Mitarbeitergespräch eine unangenehme Situation. Daher sollte es möglichst auf „neutralem Terrain“ stattfinden. Wie man sich schon denken kann, ist der Schreibtisch des Vorgesetzten nicht unbedingt passend.

5) Flexibilität ist ein Muss: Wenn sich einer der Beteiligten unter Zeitdruck fühlt oder das Gefühl hat sich nicht richtig auf das Gespräch einlassen zu können, wird das Mitarbeitergespräch in der Regel für beide Seiten nicht glücklich verlaufen. Hier sollte es möglich sein, das Mitarbeitergespräch zu verschieben.


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