Ablauf des Mitarbeitergesprächs: So bauen Sie es sinnvoll auf

Für den Ablauf von Mitarbeitergesprächen gibt es grundsätzlich kein Schema, das immer passt. Denn Mitarbeitergespräche müssen immer auf die Situation und Gesprächspartner angepasst sein. Trotzdem ist die strukturierte Planung des Gesprächs Voraussetzung für den Erfolg - das gilt für Mitarbeiter und Führungskraft. Es gibt daher ein paar grundsätzliche Punkte, die Sie bei jeder Art von Mitarbeitergespräch beachten können.

1. Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Auf gut Glück in ein Mitarbeitergespräch zu gehen, geht in seltensten Fälle gut aus. Deswegen sollten Sie sich genügend Zeit für die Vorbereitung nehmen.

Die wichtigsten Punkte:

  • Zielsetzung klären, um was für ein Gespräch handelt es sich bzw. was ist Schwerpunkt des Gesprächs (Jahresgespräch, Feedbackgespräch, Zielvereinbarungsgespräch, Entwicklungsgespräch?).
  • Der Mitarbeiter muss sich genauso vorbereiten wie die Führungskraft. Deswegen den Mitarbeiter frühzeitig über Anlass und Schwerpunkt des Gesprächs, Termin und Ort informieren.
  • Genügend Zeit für das Anliegen aller Beteiligten einplanen.

2. Mitarbeitergespräch eröffnen

  • Zu Beginn des Gesprächs kurz Anlass, Zielsetzung, Ablauf und Zeitrahmen skizzieren.

3. Gesprächsführung

Das Gespräch sollte auf Augenhöhe stattfinden, so ist ein konstruktiver Austausch möglich:

  • Egal welche Art von Mitarbeitergesprächen Sie führen, denken Sie daran, dass der Mitarbeiter seine Sichtweise als erster darstellen sollte. Stellen Sie anschließend Ihre eigene Sichtweise dar, arbeiten Sie an Lösungen die für beide Seiten in Ordnung sind.
  • Achten Sie auf gleiche Redeanteile.
  • Behalten Sie immer das Gesprächsziel vor Augen.

4. Abschluss des Mitarbeitergesprächs

  • Dokumentieren Sie das Gespräch,
  • klären Sie offene Fragen,
  • legen Sie Vereinbarungen fest.

5. Nach dem Mitarbeitergespräch

  • Reflexion des Gesprächs: Wie war die Atmosphäre? Bin ich mit dem Gespräch zufrieden? Was kann ich beim nächsten Gespräch verbessern?
  • Leiten Sie vereinbarte Maßnahmen in die Wege.
  • Stimmen Sie sich mit HR bzw. der nächsthöheren Ebene ab.


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