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2019

Anforderungsprofil erstellen: Diese Punkte gehören hinein

Wer ein Anforderungsprofil erstellen will, sollte sich darüber im Klaren sein, dass dieses betriebsinterne Dokument die Grundlage für die Stellenausschreibung bildet. Das Bild des Ideal-Kandidaten für die offene Stelle wird dadurch vorab definiert und festgeschrieben. Während des gesamten Recruiting-Prozesses nimmt es eine wichtige Funktion ein. Es gibt Orientierung und bildet die Entscheidungsgrundlage für Personalverantwortliche und Vorgesetzte.

Das Ziel des Anforderungsprofils ist, dass die Interessen und jeweiligen Anforderungen von Fachabteilungen, HR und Führungskraft an den Kandidaten Beachtung finden. Systematisch werden deshalb jene Kriterien (Hard-Skills und Soft-Skills) gesammelt, die der Bewerber idealerweise mitbringen sollte, um die vakante Position bestmöglich zu besetzen.

Wird ein Anforderungsprofil nicht ordentlich erstellt, kann es zu Fehlbesetzungen kommen. Das kann nicht nur schädigend für das Image des Unternehmens sein, sondern es verursacht auch überflüssige Kosten.

Muster: So ist ein Anforderungsprofil aufgebaut

Jede Stellenausschreibung ist inhaltlich unterschiedlich formuliert, fachlich auf das Unternehmen zugeschnitten und damit sehr individuell. Auch für die exakte Form eines Anforderungsprofils gibt es keine eindeutige Definition und Vorschriften. Trotzdem haben sich Muster bewährt, nach denen ein Anforderungsprofil aufgebaut ist:

Zwei Blöcke strukturieren fast jedes Anforderungsprofil:

  • "Personal Fit"-Kriterien im ersten Teil:
    Die absolut notwendigen Hard Skills werden als erstes festgeschrieben: Also alle personenbezogenen und absolut notwendigen Anforderungen, die auf die fachliche Qualifikation zielen: Ausbildung, Weiterbildung, nachweisbare Berufserfahrung (Wie lange? Welche Position? Einschlägig oder nicht?), aber beispielsweise auch Anforderungen an Sprachkenntnisse.
  • "Cultural Fit"-Kriterien im zweiten Teil:
    Auch die Soft Skills des Bewerbers werden definiert und dokumentiert. Darunter fallen die Anforderungen des Unternehmens an die Werte, aber auch Kernkompetenzen und Fähigkeiten sowie persönliche Einstellungen des Kandidaten. Hierzu gehören zum Beispiel Kommunikationsfähigkeit, die Bereitschaft, fachübergreifend und in Teams zu arbeiten oder auch die Fähigkeit, flexibel zu arbeiten und Wissen zu teilen.

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Vorgehen in der Praxis - So können Sie das optimale Anforderungsprofil erstellen:

Schritt 1:
Die Personalverantwortlichen / Recruiter und die Fachabteilungen sowie die Vorgesetzten sitzen an einem Tisch und führen im Vorfeld einen gemeinsamen intensiven Dialog.

Checklisten sind hilfreich:
Um das Anforderungsprofil lückenlos zu erfassen, aber auch zu hierarchisieren und zu filtern, ist eine Liste mit den definierten Facetten der Unternehmenskultur und der Eigenschaften des idealen Bewerbers hilfreich.

Folgende Fragen sind zu klären:
Welchen Unternehmens-Werten sollte der Kandidat gerecht werden, welche Kompetenzen sind aktuell, aber auch langfristig mit Blick auf anstehende Veränderungen im Unternehmen gefragt? Und: Welchen Mitarbeitertyp suchen die Beteiligten? Den Typ "Intrapreneur", der die Initiative ergreift, oder eher den Typ, der einfach gewissenhaft seinen Job macht?

Schritt 2:
Gemeinsam wird jetzt das Anforderungsprofil erstellt, indem die definierten Kriterien dokumentiert und in Unterlagen eingetragen werden. Auf diese Weise ergibt sich systematisch ein Bild, die K.o.-Kriterien und Ideal-Qualifikationen der Bewerber werden deutlich. Je nach Relevanz werden diese auch mit entsprechenden Begriffen in der Stellenausschreibung hierarchisiert („vorteilhaft“, „wichtig“, „sehr wichtig“). Wenn die Stellenausschreibung formuliert wird oder Bewerbungsunterlagen eingehen, kann man sich immer wieder an den vorabdefinierten Kriterien orientieren.

Anforderungsprofil Beispiel: So kann es in der Praxis aussehen

Das Anforderungsprofil ist für jede Stelle im Unternehmen unterschiedlich. Unter Umständen können sich sogar die Anforderungen für zwei gleichnamige Positionen in ein und demselben Team leicht unterscheiden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn fachlich unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden sollen.

Jedes Unternehmen kann beliebig viele Kriterien in das Anforderungsprofil aufnehmen. Je nach Detaillierungsgrad sollten dann allerdings nicht alle Kompetenzen in die offizielle Stellenausschreibung übernommen werden.

Hier finden Sie ein Beispiel für ein Anforderungsprofil mit einem Soll-Ist-Abgleich. Das Soll-Profil wird dabei als Bereich auf einer Skala festgelegt und gibt an, welches Kompetenzlevel für eine bestimmte Stelle idealerweise gegeben sein sollte. Das Ist-Profil des Bewerbers wird nach dem Bewerbungsgespräch oder Assessment Center eingetragen.