Eine hochwertige HR Service Delivery (HRSD) führt zu einer deutlichen Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und verbessert insgesamt die Employee Experience. Mithilfe von HRSD-Software werden nicht nur Anfragen von Mitarbeitern effizienter bearbeitet und Workflows automatisiert. Sie ermöglicht auch die Standardisierung von Prozessen und deren kontinuierliche Optimierung durch Prozessanalysen. Darüber hinaus wird durch eine reduzierte Anzahl administrativer Aufgaben eine Zeitersparnis für alle Beteiligten erreicht. Der Schlüssel dazu liegt darin, die spezifischen HR-Funktionen und die entsprechenden HR-Systeme im gesamten Unternehmen intelligent miteinander zu verknüpfen.
Definition HR Service Delivery
HR Service Delivery ist ein Konzept, das die Bereitstellung von HR-Dienstleistungen als integrierten und effizienten Service versteht. Es geht darum, die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt zu stellen und ihnen den Zugang zu den benötigten Informationen und Ressourcen so einfach wie möglich zu gestalten.
Vorteile von HR Service Delivery
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch schnellere und effizientere Prozesse sowie eine bessere Kommunikation fühlen sich Angestellte besser unterstützt und wertgeschätzt.
- Gesteigerte Produktivität: Die Automatisierung von Routineaufgaben befreit HR-Mitarbeiter:innen von administrativen Tätigkeiten und ermöglicht ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben wie die strategische Personalentwicklung zu konzentrieren.
- Verbesserte Employer Branding: Ein attraktives HR Service Delivery Modell kann die Arbeitgebermarke stärken und die Gewinnung von Top-Talenten erleichtern.
Wie funktioniert HR Service Delivery?
Im Kern basiert HR Service Delivery auf drei Säulen:
- People: Die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter:innen stehen im Mittelpunkt.
- Prozesse: HR-Prozesse werden effizient gestaltet und digitalisiert.
- Technologie: Moderne HR-Software unterstützt die Automatisierung von Aufgaben und die Bereitstellung von Self-Service-Angeboten.
Softwarelösungen für HR Service Delivery
Zahlreiche Softwarelösungen unterstützen Unternehmen bei der Implementierung von HR Service Delivery. Diese Lösungen bieten Funktionen wie:
- Self-Service-Portal: Mitarbeiter:innen können FAQs einsehen, Anträge stellen und ihre Personaldokumente verwalten.
- Wissensdatenbank: Bietet zentrale Anlaufstelle für Informationen und HR-relevante Themen.
- Workflow-Automatisierung: Routineaufgaben wie Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen werden automatisiert.
- Leistungsmanagement: Unterstützt die Zielvereinbarung, Leistungsbewertung und Feedbackprozesse.
Anwendungsfelder von HR Service Delivery Software
Dokumentenverwaltung
Um Anfragen effizient bearbeiten zu können, ist es entscheidend, dass die HR-Abteilung jederzeit und transparent auf alle aktuellen Personaldaten zugreifen kann. Änderungen in den Stammdaten sollten nur an einer zentralen Stelle aktualisiert werden müssen.
Fallmanagement
Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, ihre Anträge und Fragen elektronisch zu übermitteln. Bei Bedarf wird automatisch die entsprechende Person benachrichtigt. Eine Wissensdatenbank ermöglicht es den Angestellten jedoch auch, selbstständig und rund um die Uhr Antworten auf ihre Fragen zu finden.
Automatisierung von HR-Prozessen
Durch die Automatisierung von HR-Prozessen können Mitarbeiter:innen effizient unterstützt werden. Arbeitsabläufe können standardisiert und automatisiert werden.
Service-Center
Es existiert eine zentrale Anlaufstelle für alle HR-bezogenen Anliegen der Mitarbeiter. Zuständige Workflows und weitere Kommunikation werden über einen “Single Point of Contact” initiiert und verwaltet.
Analysen
Die Festlegung von Service-Level-Vereinbarungen verbessert die Qualität der HR-Services und ermöglicht es, Prozesse durch Berichterstattung zu optimieren.
Datensicherheit und Compliance
Eine cloudbasierte HR-Servicebereitstellung speichert sämtliche Personaldokumente an einem zentralen Ort. Durch die Nutzung der Cloud können alle Unterlagen stets aktuell gehalten werden. Cloudbasierte HR-Servicebereitstellung ermöglicht einen standort- und geräteunabhängigen Zugriff auf die Daten und gewährleistet hohe Datensicherheit. Löschkonzepte sorgen für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Erfolgsfaktoren für HR Service Delivery
- Klare Strategie: Die Implementierung von HR Service Delivery sollte auf einer klaren Strategie basieren, die die Ziele und die zu erwartenden Vorteile definiert.
- Change Management: Die Mitarbeiter:innen müssen aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden und über die Vorteile von HR Service Delivery informiert werden.
- Geeignete Technologie: Die Auswahl der richtigen HR-Software ist entscheidend für den Erfolg von HR Service Delivery.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die HR-Prozesse sollten kontinuierlich überwacht und optimiert werden.
Fazit
HR Service Delivery ist ein zukunftsweisender Ansatz, der die HR-Funktion transformieren und den Unternehmen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann. Durch die Optimierung der HR-Prozesse und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit können Unternehmen ihre Potenziale voll ausschöpfen und die Herausforderungen der Zukunft erfolgreich meistern.
